تحليل البيانات وإعداد تقارير المشاريع

تحليل البيانات وتقديم تقارير المشروع مرحباً بك في دورة تحليل البيانات وتقديم تقارير المشروع. تقديم التقارير من أكثر الطرق المعتادة التي يستخدمها مدير المشروع للتواصل مع الفريق وأصحاب المصلحة الخارجيين. في الدروس التالية، سنستعرض أنواع التقارير التي ستحتاج غالباً إلى إعدادها وكذلك طرق تحليل البيانات التي ستستعين بها في إعداد التقارير. أكثر المستندات الرسمية الذي ستحتاج إلى إصدارها بانتظام على مدار دورة حياة المشروع هو تقرير حالة المشروع الذي يُطلق عليه أحياناً تقرير الأداء. تتضمن عملية إعداد هذا التقرير بغرض توزيعه جمع المعلومات المتعلقة بالأداء وتوزيعها وعادة ما تشمل تحديثات الحالة ومقاييس التقدم المحرز ومعلومات التنبؤ. كما تتضمن هذه العملية جمع وتحليل بيانات الخط المرجعي بصورة دورية لمقارنتها بالبيانات الفعلية وتمكينك من الإبلاغ عن حالة المشروع والأداء والنتائج المتوقعة. عند تصميم خطة إدارة الاتصالات وتحديد وتيرة توزيع التقرير، يجب تضمين تقرير الحالة وتحديد وتيرة توزيعه بحيث تتناسب مع كل المتلقين. ورغم أنه يمكنك إعداد هذا التقرير كل أسبوعين من أجل فريق العمل، على الأرجح سيطلب أصحاب المصلحة تلقي المستجدات بوتيرة أقل مثلاً كل شهر. قد يُصاغ التقرير في صورة رسمية أو غير رسمية على النحو الذي تراه مناسباً لكن المهم أن يكون ملائماً للمتلقي. يمكنك مثلاً أن تغير الصيغة بحيث ترسل كل أسبوعين رسالة إلكترونية غير رسمية إلى فريق المشروع تتضمن التحديثات العامة لحالة المشروع على أن تُعِد تقرير حالة رسمي شهرياً للعميل وأصحاب المصلحة وكذلك لفريق المشروع. يتضمن التقرير البسيط عبر البريد الإلكتروني نسبة الإنجازات وكشوف الأداء الخاص بحالة كل نطاق من نطاقات العمل وهكذا. أما التقارير الأكثر رسمية، فتتضمن أقسام معينة مثل تحليل الأداء السابق ومعدل الإنجاز من بعد المستجدات الأخيرة والوضع الحالي للمخاطر والمشكلات والمرحلة التالية من الأعمال والتغييرات التي اعتُمدت منذ آخر تحديث وغيرها من المعلومات ذات الصلة بحالة المشروع. قد تسأل نفسك كيف سأتمكن من إدارة كل هذا الكم من المعلومات؟ تستخدم غالبية المؤسسات نظاماً لإدارة البيانات والتقارير. إذا لم تكن مؤسستك تتبع هذا النهج، يمكنك طلب أداة مثل Microsoft Project أو غيرها من الأدوات التي يمكن أن تساعد مدير المشروع على جمع المعلومات وتخزينها وتوزيعها على أصحاب المصلحة مثل تكلفة المشروع ومدى تقدم العمل وفقاً للجدول الزمني والأداء. عادة ما تدمج هذه الأدوات تقارير من أنظمة أخرى بل ويمكنها تيسير عملية توزيع التقارير على أصحاب المصلحة. ويمكن عرض هذه المعلومات بأشكال متعددة بما في ذلك العرض المرئي باستخدام الجداول والمخططات والأرقام. النقطة الرئيسية التي عليك تذكرها هي أن التقرير يجب أن يُصاغ بطريقة تلبي الاحتياجات الخاصة لأصحاب المصلحة.