نشر المعلومات

تعميم المعلومات التواصل الفعال قد يكون الخط الفاصل بين نجاح المشروع وفشله. وقد ناقشنا العديد من الأدوات والطرق لإدارة الاتصالات بالمشروع والحالات التي يمكن استخدامها فيها. والآن لنلقِ نظرة على مهارات وأساليب معينة لإدارة الاتصالات ستساعدك على تحسين قدرتك على التواصل الفعال وتوضح لك العقبات المحتملة لتتجنبها. من بين أكثر المهارات انتشاراً التي يستخدمها مديرو المشروعات والمديرون بوجه عام في التواصل مع فرق العمل بطريقة فعالة هي الاستماع الفعال. فقد تكون هذه المهارة هي الأهم من أجل التواصل مع الآخرين. من المهم عند الاستماع ألا تكون منشغلاً بالتفكير فيما ستقوله. استمع للآخرين بتركيز تام وتأكد من فهمك لما سمعته عن طريق إعادته على مسامعهم. ثم انتظر لحظات لصياغة الرد ثم ابدأ في الرد. طرح الأسئلة. طرح الأسئلة المناسبة لاستيضاح ما يقوله الآخرون يحسن التواصل معهم. يمكنك الاختيار من طرق عدة لطرح الأسئلة. استخدم ما ترى أنه الأنسب من حيث نوع الأسئلة وطريقة طرحها. التوعية. احرص على توعية فريقك لزيادة معرفتهم بموضوع معين ذي صلة بالمشروع. فذلك سيجعلهم أكثر كفاءة. تقصي الحقائق. احرص دائماً على تقصي الحقائق لتأكيد المعلومات أو دعمها. وكلِّف فريق العمل بالمشروع بهذه المسؤولية أيضاً. إدارة التوقعات. إدارة التوقعات أمر مهم لأنه سيجعل الفريق على دراية تامة بما يحدث حالياً وما سيحدث في المستقبل. تسوية الخلافات. دائماً ما تجد الخلافات طريقة للانتشار سريعاً. في حالة وجود خلاف بين فردين في فريق عمل المشروع ولم يتم التعامل مع هذا الخلاف فسرعان ما سينتشر الخلاف بين باقي أعضاء الفريق. استخدم مهارات تسوية الخلافات لضمان حل المشكلة في أسرع وقت وتجنب وقوع المزيد من الاضطرابات. يوجد العديد من أساليب الاتصال الرسمية التي قد تؤثر على كيفية استقبال المتلقي لرسالتك. حدد أي من هذه الأساليب ستستخدمه في الأوقات المختلفة ووفقاً للأسباب مختلفة. الأسلوب السلطوي يحدد التوقعات ويعطي توجيهات محددة. الأسلوب التشجيعي يعزز روح الفريق وبناء الفريق والتطوير. أسلوب التنسيق يقدم التوجيه عند الحاجة لكنه في النهاية لا يتدخل. الأسلوب التوفيقي سلس لكنه يصر على بناء فريق متوافق. الأسلوب العادل يستخدم الحكم المنصف والعادل للوساطة. الأسلوب الأخلاقي يتسم بالنزاهة والإنصاف والالتزام بالقواعد. الأسلوب المتحفظ منغلق على نفسه وليس منفتحاً أو اجتماعياً. أسلوب الانقسامات يعمل على قطع أواصر التعاون والوحدة. الأسلوب التهديدي يثبط المعنويات باتباع سلوك صارم. الأسلوب القتالي سيئ الطباع ويسعى لاختلاق النزاعات. العقبات هي الأشياء التي قد تُعرقل إجراء حوار فعال مع شخص ما. يُفضل أن تنتبه للحالات التالية. سماع ما ترغب في سماعه كمتلقٍ بدلاً من الاستماع للمقصود بالرسالة. يحدث ذلك عادة عندما يعمل الشخص في الوظيفة ذاتها لفترة طويلة لدرجة تجعله يتوقف عن الاستماع لما يُقال له. وجود خلاف بين المُرسِل والمتلقي في وجهات النظر بشأن نفس الأمر. انتبه لذلك عند التفاوض حول العقود فهذا النوع من العقبات قد يدمر المشروع وقد لا تدرك ذلك حتى وقوعه. المتلقي يحكم على المُرسِل قبل قبول التواصل. في بعض الحالات يكون ذلك الأمر نافعاً. وكل مرة نوجه فيها الأطفال لعدم التحدث مع الغرباء تُعتبر دليلاً على صحة هذه الفكرة. لكن القيام بذلك مع أشخاص تعمل معهم قد يأتي بنتائج عكسية. تغاضي المتلقي عن المعلومات المتناقضة وفعل ما يحلو له. كن منفتحاً دائماً على تلقي الملاحظات وإذا لم تتفق معها ناقشها مع المُرسِل حتى تتوصلا إلى تفاهم مشترك حول المضمون المقصود من التواصل. الكلمة تحمل أكثر من معنى. كن حذراً حيال هذا الأمر عند التواصل مع شخص لغته الأصلية تختلف عن لغتك. فقد تحمل الكلمات ذاتها معانٍ مختلفة عند كل شخص. ناقش الاختلافات واستوضح الأمر إذا كنت غير متأكد من فهم كلمة أو عبارة قالها شخص ما. تجاهُل التواصل غير اللفظي. عند التواصل وجهاً لوجه، نستخدم جسدنا بالكامل في التعبير. يجب أن تلاحظ الرسائل غير اللفظية التي يرسلها الآخرون وأن تنتبه كذلك لما يصدر عنك من رسائل غير لفظية. إذا كان شخص ما غير مرتاح أو مستاء فقد لا يعبر عن ذلك بصورة لفظية لكنه قد يعبر عن ذلك بلغة الجسد أو تعبيرات الوجه.