مهارة إدارة التوقعات

مهارة إدارة التوقعات مرحباً بك في دورة مهارة إدارة التوقعات. يتطلب دورك كمدير للمشروع مساعدة فريق العمل وأصحاب المصلحة على معرفة ما يمكنهم توقعه من المشروع. في هذه الدروس، سنناقش أسباب أهمية إدارة التوقعات وكذلك بعض النصائح حول كيفية إدارة توقعات فريق العمل. بوصفك مدير المشروع، أنت الشخص الذي يلجأ إليه أصحاب المصلحة للإجابة عن أسئلتهم بشأن المشروع وأنت من سيحملونه مسؤولية نجاح المشروع أو فشله. لذلك من المهم أن تعتني بإدارة توقعات أصحاب المصلحة باستمرار. باستخدام المعلومات التي جمعتها خلال لقاءاتك مع أصحاب المصلحة والمعلومات السابقة التي لديك عنهم والمعلومات التي قد تحصل عليها من مديري المشروعات الآخرين الذين سبق لهم العمل مع أصحاب المصلحة، ستتمكن من فهم أصحاب المصلحة بما يكفي لمعرفة دواعي قلقهم. تساعدك إدارة التوقعات على زيادة احتمالية نجاح المشروع من خلال ضمان إدراك أصحاب المصلحة لمنافع المشروع ومخاطره وفهمهم لها بوضوح مما سيجعل أصحاب المصلحة داعمين نشطين للمشروع يساعدونك على تقييم مخاطر القرارات التي ستُتخذ على مدار دورة حياة المشروع. سيمكِّنك توقع ردود أفعالهم على المشروع من اتخاذ إجراءات وقائية للفوز بدعمهم والحد من أي آثار سلبية محتملة. ببساطة، إدارة توقعات أصحاب المصلحة سيقلل من احتمالية فشل المشروع في تحقيق أهدافه نتيجة لعدم تسوية المشكلات مع أصحاب المصلحة وسيحد من الاضطرابات خلال المشروع. يوجد أربعة عناصر أساسية للتأكد من أن توقعات أصحاب المصلحة واقعية ويمكن إدارتها. قبل حتى أن تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع، احرص على التحقق مرة أخرى من أن معايير نجاح المشروع محددة بوضوح. استخدم أهداف وغايات المشروع كأساس لتنفيذه. وعليك الرجوع إلى هذه الأهداف للاسترشاد بها باستمرار. لا تخفي المعلومات الإيجابية عن أصحاب المصلحة. بعبارة أخرى، لا تجعلهم ينتظرون لمعرفة معلومات عن نجاح المشروع أو قيمته. عند التواصل مع أصحاب المصلحة، قدم لهم المعلومات الأساسية واستخدم لغة عامة أي أبقِ الأمور بسيطة.