استخدام التكنولوجيا لتحقيق الإنتاجية الافتراضية

استخدام التكنولوجيا للإنتاجية الافتراضية تعد التكنولوجيا أمرًا مهمًا لنجاح الاجتماعات عن بعد لذلك دعنا نناقش الآداب الإلكترونية وارشادات الجدولة وإدارة التحديات الخارجية وإدارة الاجتماعات عن بعد هناك بعض القواعد الصارمة للآداب التي يجب اتباعها أثناء الاجتماعات عن بعد كبداية، تواصل دائمًا كتابيًا ووضح لهم التوقعات قبل بدء الاجتماع بوقت طويل بهذه الطريقة يعرف الفريق عن بعد ما هو الغرض من الاجتماع وما هي نتائجه المتوقعة بالنسبة للاجتماعات أو المشاريع الافتراضية الممتدة التي تستمر لعدة أسابيع حاول ارسال تذكير عبر البريد الإلكتروني إلى أعضاء الفريق في نفس الوقت حتى يعرفوا جميعًا متى يتم مراجعتها ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد في كل مرة للاجتماعات الأطول يجب على مديري الاجتماع ان يطلب من الفريق الانضمام مبكرًا 15 دقيقة كقاعدة ثابتة قد يصل أعضاء الفريق الافتراضي الآخرون أيضًا مبكرًا وهذا يسمح بإجراء بعض المحادثات غير الرسمية قبل بدء الاجتماع عن بعد فقط لا تبدأ الاجتماع الرسمي حتى الوقت المحدد حدد جدول أعمال والفترة الزمنية للاجتماع وأرسل هذه المعلومات إلى جميع المشاركين قبل وقت طويل من بدء الاجتماع عبر أي برنامج تستخدمه لا تسمح مطلقًا للاجتماع أن يستمر لوقت أطول مما هو مقرر قد يؤدي تمديد الاجتماع إلى ما بعد النهاية المخطط لها إلى إبعاد زملائك عن بعد هناك العديد من الطرق الأخرى التي يتواصل بها الفريق عن بعد خارج الاجتماع الافتراضي وهناك قواعد آداب السلوك لهذه الأساليب أيضًا بدايةً يجب على أعضاء الفريق عن بعد استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي تعتبر رسائل البريد الإلكتروني في بيئة مهنية انعكاسًا مباشرًا عنك وعن مدى احترافك لا تستخدم عنوان بريد إلكتروني مثل ilovemycats@emailservice.com قم بتغيير عنوان بريدك الإلكتروني إلى عنوان أكثر احترافية على سبيل المثال: اسمك هو سانجاي سينغ يمكنك تضمين ذلك في بريدك الإلكتروني لإنشاء شيء مثل ssingh@emailservice.com في حالة أن شخصًا ما يحمل اسمًا مشابهًا قد أخذ بالفعل عنوانك المفضل أضف أرقامًا أو أحرفًا أخرى في المكان الذي تراه مناسب على سبيل المثال قد تحتاج إلى إنشاء عنوان مثل ssingh456@emailservice.com يجب أن تحتوي جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة على موضوع محدد وتحية مهذبة لمن تراسله يجب أن تذكر في الجملة الأولى هدفك من الكتابة وليس في مكان ما لاحقًا في نص الرسالة قد يكون محبطًا أن يبحث المستلم عن سبب تلقيه البريد الإلكتروني بعد أن تحدد هدفك خذ وقتًا لوصف التفاصيل وأخبر الشخص الآخر لماذا تحتاج ما تطلبه ثم اسأل عما إذا كان قادرًا وراغبًا في مساعدتك امنح المستلم إطارًا زمنيًا للرد أو العمل أخيرًا اختم رسالتك الإلكترونية بختام مثل شكرًا لكم أو مع أطيب التحيات لتسهيل ختام رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية استخدم أداة إعدادات البريد الإلكتروني لتحميل اسمك ورقم هاتفك الخلوي وعنوان بريدك الإلكتروني مسبقًا لتظهر تلقائيًا في كل مرة تقوم فيها بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة سيسهل هذا التوقيع على المستلم الوصول إليك إذا احتاج إلى ذلك