استخدام الوثائق كيف تستخدم الوثائق التي سبق لك تجميعها أو إعدادها؟ في دورة استخدام الوثائق، سنناقش كيف يمكنك استخدام الوثائق ضمن الجهود التي تبذلها الشركة للامتثال وكيف تستخدمها في التحقيقات وكيف يمكنك استخدام التوثيق المبرَّر عند اتخاذ القرارات. للمؤسسات مصلحة راسخة في التأكد من امتثال الموظفين للسياسات والإجراءات الداخلية. لأن السياسات والإجراءات الموثقة بوضوح وُضعت بشكل عام على نحوٍ يوفر مكان عمل مثمر وآمن وتعاوني. لذلك يُفضَّل الاعتماد على إجراءات التشغيل الموثقة للشركة لإخطار الموظفين بمعايير العمل المُرضية. عندما تُعمَّم السياسات والإجراءات المكتوبة بعناية وتُوزَّع على الموظفين، ستتمكن المؤسسة من الدفاع عن نفسها على نحو أكثر فعالية ضد أي ادعاء بعدم الموضوعية أو التحيز. السياسات المطبقة على نحوٍ موحد ومناسب وعادل تساهم في تعزيز مصداقية المؤسسة بشكل عام وقدرتها على تحقيق الأهداف الاستراتيجية. للمساعدة في الجهود المبذولة لتحقيق هذه الأهداف، يمكنك وضع أهداف أداء محددة لأقسام المؤسسة وكل عضو في فريقك. تُجري العديد من المؤسسات تقييم أداء سنوي بصفة رسمية للإدارة والموظفين. توثيق الأداء ومناقشته مطلباً أساسياً للتأكد من إلمام الموظفين بكيفية مراقبة أعمالهم وتقييمها ومقارنتها بسياسات العمل وإجراءاته. الأداء الذي لا يمتثل لإجراءات التشغيل المعيارية يمكن معالجته وتوثيقه من خلال هذه العملية. لا يقتصر استخدام مراجعات الأداء على كونها أساساً للإجراءات التأديبية، بل تُستخدم أيضاً لإثبات السلوك السابق للموظف وإخطاره بالإجراءات التصحيحية. كما أنه من خلال عملية التقييم، يتلقى الموظفون عادةً أهدافاً محددة وقابلة للقياس ويمكن إنجازها ومقيدة بزمن لتحقيقها. إثبات أن الموظف أخفق في تحقيق الأهداف والغايات يساهم إسهاماً كبيراً في دعم ادعاء الشركة بأنها كانت عادلة تماماً في التعامل مع هذا الشخص. في النهاية، إذا قرر الموظف الاستعانة بفريق قانوني بعد حصوله على ملاحظات سلبية، فإن قدرة المؤسسة على تقديم سياساتها الموثقة إلى جانب نموذج تقييم أداء غير متحيز تجعلها مقنعة وجديرة بالثقة. يمكن استخدام التوثيق لتعزيز أهداف سياسات المؤسسة بعدة طرق. يمكن تعزيز هذه الأهداف من خلال نشر المعلومات بين الموظفين وإعداد برامج تدريبية وإجراء عمليات تدقيق داخلية، وجميعها أمور يسهل إجراءها. وفي كثير من الحالات، مجرد تعليق ملصقات من الهيئات الرقابية في المناطق التي يتردد عليها العاملون كثيراً قد يؤدي الغرض أو يمكنك أن تطلب من الموظفين المشاركة في تدريب مصمم لمنع سوء السلوك. برامج التدريب المكتوبة جيداً قد تصبح خط الدفاع الأول للمؤسسة ضد الادعاءات بحدوث سلوكيات مثيرة للمشكلات في مكان العمل.