المشتريات ببساطة هي عملية الحصول على البضائع والخدمات وقد تعرف أيضاً تحت مسمى التوريدات الفئتان الرئيسيتان للمشتريات هما الإنفاق المباشر والإنفاق غير المباشر هيا نلقي نظرة على كليهما يشير الإنفاق المباشر إلى القطع والمواد الخام التي تذهب مباشرةً إلى عملية التصنيع أو التجميع لصناعة منتجٍ ما تقوم الشركة بعد ذلك ببيعه في الأسواق على سبيل المثال مُصَنِع لعبة العربة الحمراء قد يشتري قطع معدنية رخيصة وطلاء أحمر كإنفاق مباشر في حين يتضمن الإنفاق المباشر الخاص بالمخبز الدقيق والسكر والملح والخميرة والمكونات الأخرى التي تدخل في تحضير المُعجنات في هذه الأمثلة تتناسب الكميات المطلوبة مع كميات البضائع المنتجة من ناحية أخرى، يشير الإنفاق غير المباشر إلى شراء المواد التي تكون ضرورية لاستدامة عمليات الشركة وهي لا ترتبط مباشرةً بإنتاج البضائع وقد يتضمن ذلك القرطاسية مثل الأقلام والدبابيس ومشابك الورق معدات الشركة مثل الرافعات أو أنظمة تكييف الهواء أو آلات المصنع عقود الخدمات مثل عقد الصيانة المبرم مع شركة تنسيق الحدائق والإصلاحات المتعلقة بالصيانة والمخازن أو لوازم التشغيل المعروفة باختصار MRO وزيوت التشحيم الخاصة بآلات المصنع تبدأ المشتريات باحتياج مادة معينة وقد يأخذ ذلك عدة أشكال حسب نوع المنتج والصناعة وما إذا كان هناك حاجة مستمرة للبضاعة أو الخدمة ويُشار للمادة المطلوبة للاستخدام مرة واحدة فقط عادةً بمصطلح غير مميز ويتم إضافته إلى طلب الشراء وقد يحدد طلب الشراء مواد معينة مثل قطع الغيار رقم واحد واثنين وثلاثة وأربعة وخمسة أو قد يتضمن وصف تفصيلي كبوصة ونصف، من الفولاذ المقاوم للصدأ أو برغي ذو رأس على شكل زائد ومن جهة أخرى، قد يتضمن الطلب وصف عام لاحتياجٍ ما مثل الفوط الورقية للكافيتريا ولكن ماذا يحدث إذا كان لديك احتياج مستمر لخدمةٍ أو بضاعةٍ ما في هذه الحالة سيكون في الأغلب لديك عقود طويلة الامد مبرمة وقد تكون هذه العقود أمر شراء يصدر مرة واحدة ويتضمن عدة سطور تمثل عدة مواعيد تسليم وهذا يُعرف بطلب شراء دائم وقد تكون هذه العقود أيضاً أوامر شراء مفتوحة بدون كميات أو مواعيد تسليم محددة في هذه الحالة، تحتاج الشركة لجدولة مواعيد التسليم حسب الحاجة يشتري المصنعون مواد الإنفاق المباشر عن طريق أنظمة مثل تخطيط المتطلبات من المواد أو إعادة طلب المواد أو أنظمة السحب وذلك لتجديد أوامر الطلبات لمورديهم ما أن تقوم بتحديد احتياجك تصبح الخطوة التالية تحديد الموردين المحتملين عادةً ما تتبنى الشركات عملية لتقييم أو اعتماد الموردين المحتملين بحيث تنطبق عليهم المعايير التي وضعتها الشركة الاختيار النهائي للمورد يمكن تحديده من خلال العطاءات أو بالتفاوض يرسى عقد العطاء عادة على مقدم العطاء الأقل سعراً والذي ينطبق عليه الحد الأدنى من المؤهلات تتضمن مفاوضات الموردين عادةً إدارة التوازن بين وقت التسليم ومستويات الخدمة والجودة والاتصالات والتسعير وعوامل أخرى مهمة يجب اختيار المورد المفضل بناءً على العوامل الأكثر أهمية بالنسبة لمنظمتك الخطوة التالية هي أمر الشراء والأهم من ذلك مراقبة العملية يكون من المفيد وضع المقاييس لمراقبة أداء المورد فيما يخص التسليم في الموعد ومرونة الجدول والجودة وسياسة المرتجعات وخدمة العملاء وستكون هذه العملية مستمرة بالنسبة لك بدءًا من أمر الشراء وحتى استلام المنتج وصولاً إلى سداد الفواتير عندما يتراجع أداء الموردون فقد تقدم لهم النصح أو قد تنذرهم وقد تصل إلى الاستغناء عن خدماتهم في الطلبات المستقبلية تلخيصاً لما سبق فيما يلي ترتيب أنشطة المشتريات تحديد المنتج أو الخدمة المطلوبة وتحديد الموردين المحتملين واختيار المورد المفضل وأمر الشراء ومراقبة العملية لحين التسليم ومتابعة أداء الموردين
