الاحتفاظ بالمستندات

Name: الاحتفاظ بالمستندات
Author: Diane Martin

تعرف على كيفية الاحتفاظ بالوثائق المبرَّرة

شاهد الدرس الأول مجانًا — احصل على وصول كامل إلى جميع الدروس الـ7.

دورة تدريبية: عند الطلب

حفظ الوثائق مرحباً بك في دورة حفظ الوثائق التي سنتعرف فيها على إجراءات تخزين الوثائق. ستتعرف في هذه الدروس على بعض الخيارات التي يمكن للمؤسسات مراعاتها عند تحديد أفضل طريقة لإدارة الكميات الهائلة من وثائق العمل التي تتراكم بمرور الوقت. ستتعرف أيضاً على مقتضيات تخزين الوثائق رقمياً وما يميزها عن تخزين الوثائق الورقية. معظم المؤسسات التي تدير أماكن عمل فعلية غالباً ما تهتم اهتماماً خاصاً بكيفية استغلال المساحة وذلك لأن الشركات عادةً ما تدفع تكاليف إيجار موقع العمل بناءً على المساحة الفعلية المُستهلكة. وفي ظل حجم الوثائق الذي تتعامل معه أغلب المؤسسات، أصبحت أسعار المساحات المكتبية أعلى من المعتاد. بالنسبة للعديد من المؤسسات، اختيار أفضل طريقة لإدارة التكلفة يعني ضرورة اتخاذ قرارات مهمة بشأن الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها. وليس غريباً على بعض المؤسسات الاستعانة بخدمات شركات تخزين خارجي. اتخاذ القرار بشأن أنواع الوثائق التي يمكن تخزينها أو التخلص منها تتطلب دراسة عدة عوامل. ومن أول القرارات التي تتخذها المؤسسات هي تحديد ما يعد وثيقة وما لا يعد وثيقة. وفقاً لقاموس ميريام ويبستر، الوثيقة هي مستند أصلي أو رسمي يُتخذ أساساً أو إثباتاً أو تدعيماً لأمر ما أو هي نص مكتوب ينقل معلومات. ووفقاً لهذا التعريف، ما من شك في أنه أياً كان حجم المؤسسة، فإن جزء كبير من كيفية إدارة الأعمال يعتمد على كل من الوثائق المطبوعة والإلكترونية، وكلا النوعين موجودين بوفرة. من بين هذه الوثائق المذكرات الداخلية والمراسلات الخارجية والفواتير والإيصالات وسجلات السفر والبيانات الصحفية والرسائل الإلكترونية والسجلات الصحية وملفات الموظفين، على سبيل المثال لا الحصر. وبعد تحديد أي من المستندات أو الملفات الأخرى يعد وثائق، سيكون عليك تحديد ما يمكنك الاحتفاظ به وما يمكنك التخلص منه. في بعض الحالات، قد يبدو أن المؤسسة تتمتع بحرية مطلقة فيما يتعلق بما يمكنها فعله بالوثائق. مثلاً يستطيع المدير التنفيذي للدعاية، في حالة عدم وجود سياسة معلنة، أن يتخلص بصورة آمنة من مسودة عرض تم وضعها ولم تستخدمها الشركة أو لم تقبلها. وفي المقابل، اتفاقية عدم المنافسة المُبرمة مع موظف سابق يجب أن تحتفظ بها، على الأرجح. وقد يكون الاحتفاظ بالوثائق بدافع من تأثيرات خارجية. كثيراً ما تقتضي القوانين واللوائح من المؤسسات الاحتفاظ بأنواع معينة من الوثائق ولكن يختلف ذلك وفقاً لموقع العمل. ففي ولاية ماساتشوستس، يتعين على المؤسسات الاحتفاظ بسجلات الحضور لمدة ست سنوات بعد انتهاء عمل الموظف في الشركة. بينما يقتضي القانون الفيدرالي الأمريكي من المؤسسات الاحتفاظ بسجلات الحضور لمدة عام واحد بعد إنهاء الخدمة. وفي بريطانيا، يلزم الاحتفاظ ببعض السجلات لمدة ثلاث سنوات.

متوسط مقدِّم الخدمة : Diane Martin 7 الدروس · 23m باللغات: العربية, الألمانية, الإنجليزية, الإسبانية, الفرنسية, البرتغالية, Chinese

وصف الدورة

في هذه الدروس سوف نتناول القيود التي يجب أن يستوعبها المديرون والمشرفون بخصوص كيفية تخزين بعض الأنواع من الوثائق وإدارتها واسترجاعها. سنناقش أي من أنواع التوثيق يُعد جيداً وأيها سيئاً. سنناقش أيضاً كيفية توزيع الوثائق بشكلٍ جيد.

ما ستتعلمه

تحديد الغرض الأساسي من حفظ الوثائق في بيئة العمل
استرجاع الوثائق عند الحاجة إليها
التمييز بين التوثيق الجيد والتوثيق السيئ
الحفاظ على سلامة الوثائق وتخزينها بشكل صحيح
تحديد ما ينبغي توثيقه
إدارة الوثائق وتوزيعها بشكل سليم

النقاط الرئيسية

يواجه المدراء والمشرفون قيوداً تتعلق بكيفية تخزين أنواع معينة من الوثائق وإدارتها واسترجاعها.
ثمة فرق جوهري بين التوثيق الجيد والتوثيق السيئ.
يجب توزيع الوثائق بشكل سليم.
تحتاج الوثائق إلى الحفاظ على سلامتها من خلال التخزين الصحيح.
يغطي المقرر الغرض الأساسي من حفظ الوثائق وكيفية استرجاعها.

الأسئلة الشائعة

لمن هذا المقرر؟

يستهدف المقرر المدراء والمشرفين الذين يجب أن يفهموا القيود المتعلقة بكيفية تخزين أنواع معينة من الوثائق وإدارتها واسترجاعها.

ما الذي يغطيه هذا المقرر؟

يتناول المقرر كيفية تخزين الوثائق وإدارتها واسترجاعها، والفرق بين التوثيق الجيد والسيئ، وكيفية توزيع الوثائق بشكل سليم.

ما الذي سأتعلم القيام به؟

ستتعلم الغرض الأساسي من حفظ الوثائق، وكيفية استرجاعها، والفرق بين التوثيق الجيد والتوثيق السيئ.

ما الموضوعات المتضمنة في الدروس؟

تغطي الدروس: صيانة وثائق بيئة العمل، وما ينبغي توثيقه، وكيفية الحفاظ على سلامة الوثائق، والتوثيق السيئ، والتوثيق الجيد، وتخزين الوثائق وإدارتها وتوزيعها بشكل سليم، يعقبها اختبار معرفة.

هل يتضمن هذا المقرر تقييماً؟

نعم، يختتم المقرر بدرس اختبار المعرفة.