Conservación de documentos

Name: Conservación de documentos
Author: Diane Martin

Aprenda a mantener la documentación justificable.

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Curso: bajo demanda

(música brillante) Bienvenido a guardar documentos, donde exploraremos los procedimientos para almacenar documentos. En estas lecciones, aprenderá sobre algunas de las opciones que las organizaciones pueden considerar a la hora de decidir la mejor manera de gestionar la gran cantidad de documentos del lugar de trabajo acumulado a lo largo del tiempo. También aprenderá sobre las implicaciones de almacenamiento de documentos digitales, y qué lo diferencia del almacenamiento físico. La mayoría de las organizaciones que administran establecimientos físicos en general, preste especial atención a cómo se utiliza el espacio. Eso es porque a una empresa se le suele cobrar por el arrendamiento de oficinas en función de los pies cuadrados reales utilizados. Dado el volumen de documentos que manejan la mayoría de las organizaciones, esto hace que el espacio de oficina sea muy importante. Para muchas organizaciones, decidir cómo administrar mejor los costos significa tener que tomar decisiones importantes sobre qué documentos guardar. No es nada inusual que algunos requieran los servicios de empresas de almacenamiento externo. Decisiones relacionadas con qué tipos de documentos puedes almacenar o desechar requieren un examen de múltiples factores. Una de las primeras decisiones que toma una organización. es si algo es o no es un documento. Según Merriam-Webster, un documento es un original o documento oficial en el que se confía como base, prueba, o apoyo de algo, o una escritura que transmite información. Dada esa definición, hay pocas dudas que independientemente del tamaño de la organización, gran parte de cómo se llevan a cabo los negocios Se basa en documentos impresos y electrónicos. Y tampoco faltan. Estos documentos incluyen memorandos internos, correspondencia externa, facturas, ingresos, registros de viaje, Comunicados de prensa, correos electrónicos, registros de salud, y archivos de personal, solo por nombrar algunos. Una vez que haya determinado cuál de sus documentos u otros archivos son documentos, tendrás que determinar lo que puedes conservar y lo que puedes desechar. En algunos casos, una organización puede parecer tener rienda suelta en términos de lo que puede hacer con sus documentos. Por ejemplo, un ejecutivo de publicidad, en ausencia de una política establecida, probablemente pueda deshacerse de forma segura de un borrador de propuesta que desarrollaron que la empresa no necesitaba ni aprobaba. Por otro lado, el pacto de no competencia de un ex-empleado probablemente tendría que ser retenido. La retención de documentos puede estar impulsada por influencias externas. Las reglas y regulaciones a menudo requieren que las organizaciones para guardar ciertos tipos de documentos, pero puede variar dependiendo de la ubicación. En Massachusetts, se requiere una organización conservar los registros de asistencia seis años desde la terminación del empleo de un empleado. Sin embargo, la ley federal de EE. requiere que las organizaciones conserven registros de asistencia durante un año después de la terminación del empleo. En Gran Bretaña, ciertos registros deben conservarse durante tres años.

Intermedio Proveedor : Diane Martin 7 lecciones · 23m en Árabe, Alemán, Inglés, Español, Francés, Portugués, Chinese

Descripción del curso

En estas lecciones, examinaremos las restricciones que los gerentes y supervisores deben entender con respecto a cómo se deben almacenar, administrar y recuperar ciertos tipos de documentos. Analizaremos qué tipos de documentación son buena documentación y cuáles son mala documentación. También enseñaremos a distribuir adecuadamente la documentación.

Lo que aprenderás

Identificar el propósito básico de almacenar documentación en el lugar de trabajo
Recuperar documentación cuando sea necesaria
Distinguir entre documentación buena y mala
Mantener documentos seguros y almacenados adecuadamente
Determinar qué debe ser documentado
Gestionar y distribuir documentos adecuadamente

Puntos clave

Gerentes y supervisores enfrentan restricciones respecto a cómo ciertos tipos de documentos deben ser almacenados, gestionados y recuperados.
Hay una diferencia significativa entre documentación buena y mala.
La documentación debe ser distribuida adecuadamente.
Los documentos deben mantenerse seguros mediante almacenamiento adecuado.
El curso cubre el propósito básico del almacenamiento de documentación y cómo recuperarla.

Preguntas frecuentes

¿Para quién es este curso?

Está dirigido a gerentes y supervisores que deben entender las restricciones sobre cómo ciertos tipos de documentos deben ser almacenados, gestionados y recuperados.

¿Qué cubre este curso?

Examina cómo los documentos deben ser almacenados, gestionados y recuperados, la diferencia entre documentación buena y mala y cómo distribuir adecuadamente la documentación.

¿Qué aprenderé a hacer?

Aprenderás el propósito básico del almacenamiento de documentación, cómo recuperar documentación y la diferencia entre documentación buena y mala.

¿Qué temas se incluyen en las lecciones?

Las lecciones cubren mantenimiento de documentos del lugar de trabajo, qué debe ser documentado, cómo mantener los documentos seguros, documentación mala, documentación buena y almacenamiento, gestión y distribución adecuados de documentos, seguido de una prueba de conocimiento.

¿Hay una evaluación en este curso?

Sí, el curso concluye con una lección Prueba tus Conocimientos.