أساسيات إِدارة السجلات بهدَف تنفيذ أساليب ناجحة في إِدارة السجلات يجب أن يكون لديكَ أولاً فِهم قوي لأساسيات إِدارة السجلات. في الدروس التالية سنتعرّف على بعض أساليب المحاسبة التي تستخدمها الشرِكات بناءً على احتياجاتهم ونوع العملية. وستتعلّم المصطلحات المحاسبيّة الأساسيّة والمبادئ المحاسبية المقبولة أو ما يُعرف بِ GAAP عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة، تُصنّف معظم الشركات على أنها إما ربحية أو غير ربحية. تشترك كُلًا من الشركات الربحيّة وغير الربحيّة بالتدفقات النقديّة الواردة والصادرة والموارد كالإيرادات والمصروفات والمعدّات أو الأراضي التي يجب إدارتها ماليًا ولكن لديها أيضًا بعض الاختلافات الجوهرية. سيتم تحديد هذه الاختلافات من خلال كيفية استخدام أي من النوعين للممارسات الحسابية في صناعات محددة. لنتحدِّث عن الشركات غير الربحيّة. غالبًا ما تكون هذه الشركات معفاة من الضرائب ونراها في كلِّ مكانٍ حولنا كالمؤسسات الدينيّة والتعليميّة ومؤسسات الخدمات الاجتماعيّة والرعاية الصحيّة والفنون. تبدأ الشركات غير الربحيّة بعملية المحاسبة من خلال النظر في إجمالي نفقاتها التشغيليّة يحاولون تقدير حجم هذه النفقات بهدف الاستمرار في تقديم خدماتهم للجمهور. ثم يقومون بتقدير المبلغ الذي يحتاجون إلى الحصول عليه من خلال جمع التبرعات أو الهِبات أو المنح أو أية مصادر أخرى من أجل تغطية تكاليفهم. تكسب الشركات الربحية أرباحها من خلال تقديم السلع أو الخدمات. يستخدم هذا النوع من الشركات طرقًا محاسبية لقياس أدائهم المالي من أجل ضمان استخدام جميع مواردهم بأكبر قدرٍ ممكن من الكفاءة. يمكننا تصنيف الشركات الربحية بشكل أكبرٍ حسب نوع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها. لِنُلقي نظرة على ثلاثة أنواع من الصناعات الربحية. أولاً، هناك مشاريع صناعية. يقوم المصنعون بإنشاء منتجات محددة من الصفر. لذا من الضروري بالنسبة لهم مراقبة التكاليف المرتبطة بكلِّ خطوةٍ من خطوات العملية. على سبيل المثال، تُنتِج شركة بروكتر وغامبل أنواع الشامبو لبيعِها لِتُجّار التجزئة مثل صيدليات سى في إٍس أو شركة والغرينز يتعيَّن على هذه الشركات أيضًا تشغيل مواقع الإنتاج التي بِدورها تولِّد المزيد من التكاليف كالمرافق العامة هناك صناعة ربحيّة أُخرى وهي تسويق البضائع ربما تكون قد رأيت أعمالًا تجارية مُشابهة في منطقتك المحليّة لأن هذه الأعمال شائعة جدًا. تقوم هذهِ الشركات بشِراء المُنتجات المصُنعة ثم تعيد بيع هذه المنتجات لعملائها من أجل الربح. تعتبر شركتيّ كوستكو و لوز المحليتين أفضل الأمثلة على تجارة الأعمال إليك مثال على ذلك، يقوم بائع تجزئة بشراء معجون الأسنان بكمياتٍ كبيرة من الشركة المصنعة بأفضل تكلفة. ثمَّ يقومون ببيعها بسعر أعلى، لكسب فرق السعر عندما تقوم بشرائها منهم. وعندما يتعلق الأمر بممارسات إِدارة السجلات، يتعين على الشركات التجارية أن ترصد بدقة سعر شراء المنتجات التي تبيعها من أجل كسب أفضل الأرباح. كما أنها تتكبد تكاليف باهظة من التأمين والتسويق وعقود إيجار المباني أو النفقات. الأعمال الخدميّة، هي النوع الثالث من الشركات الربحيّة وتُجني هذهِ الشركات ايرادات من خلال توفير منتجات غير ملموسة للشراء. بمعنى آخر يقدمون خدمة بدلاً من البضائع المادية. تعد هذه الأنواع من الأعمال أحد أهم العناصر الفعالة في اقتصاد الولايات المتحدة. فالخطوط الجوية وشركات التأمين والمستشفيات هي من الأمثلة على المؤسسات الخدميّة. تتمحور تكلفة الأعمال الخدمية في الأغراض الإدارية والشخصية أكثر من كونها منتجًا ملموسًا.