O ciclo de vida do documento na gestão de documentos

(Música calma) Todo registro segue o mesmo ciclo de vida. Embora o processo exato não seja o mesmo para cada registro, cada um seguirá estas fases gerais: criação, acesso e uso, manutenção, e arquivamento e destruição. O tempo gasto em cada fase irá variar de registro para registro. Este processo é geralmente o mesmo para registros em papel e registros eletrônicos. Vamos começar nossa exploração do ciclo de vida olhando para a primeira fase: criação. Existem muitas maneiras de criar um registro. Seu primeiro pensamento, como a maioria de nós, foi provavelmente dos registros que você cria digitando ou escrevendo à mão. Estes seriam apenas alguns dos registros que são criados diariamente pela sua organização. Os registros criados também incluem todos os documentos recebidos. Eles podem incluir e-mails, documentos do Word ou planilhas. Você sabe, aquela fatura que acabou de aparecer na sua caixa de entrada enquanto você está assistindo esta lição? Esse é um registro que acabou de ser criado. Certifique-se de que os registros sejam criados de acordo com a política da empresa. Isso significa garantir que as informações corretas sejam incluídas e está formatado corretamente. Isso pode ser de vital importância, especialmente se o registro tiver uma longa vida útil. Um erro na fase de criação pode criar problemas ao longo da vida útil do registro. Imagine se, quando seu registro médico foi criado, ele listou as alergias erradas. Você pode estar lidando com as consequências dessa informação incorreta por muitos anos.