Le cycle de vie des documents dans la gestion documentaire

(musique douce) Chaque enregistrement suit le même cycle de vie. Bien que le processus exact ne soit pas le même pour chaque enregistrement, chacun suivra ces phases générales: création, accès et utilisation, maintenance, et l'archivage et la destruction. Le temps passé dans chaque phase variera d'un enregistrement à l'autre. Ce processus est généralement le même pour les archives papier et électroniques. Commençons notre exploration du cycle de vie en regardant la première phase: la création. Il existe de nombreuses façons de créer un enregistrement. Votre première pensée, comme la plupart d'entre nous, était probablement des enregistrements que vous créez en tapant ou en écrivant à la main. Ce ne serait que quelques-uns des enregistrements qui sont créés quotidiennement par votre organisation. Les enregistrements créés incluent également tous les documents que vous recevez. Ils peuvent inclure des e-mails, des documents Word ou des feuilles de calcul. Vous savez, cette facture qui vient de surgir dans votre boîte de réception pendant que vous regardiez cette leçon? C'est un disque qui vient d'être créé. Assurez-vous que les enregistrements sont créés conformément à la politique de l'entreprise. Cela signifie s'assurer que les informations correctes sont incluses et il est formaté correctement. Cela peut être d'une importance vitale, surtout si le disque a une longue durée de vie. Une erreur dans la phase de création peut créer des problèmes pendant toute la durée de vie du disque. Imaginez si, lorsque votre dossier médical a été créé, il a énuméré les mauvaises allergies. Vous pourriez potentiellement faire face aux conséquences de ces informations incorrectes pendant de nombreuses années.