Noções básicas de gestão de documentos

(música alegre) Cada empresa cria uma grande quantidade de diferentes tipos de documentos mas apenas alguns podem ser considerados registros. Felizmente, temos algumas orientações em quais registros de negócios estão e não são. Vamos começar primeiro definindo quais documentos usados ​​por sua organização são considerados registros comerciais. A Organização Internacional de Padronização criou uma diretriz para registros e gerenciamento de registros. ISO 15489, define um registro como "Informações criadas, recebido e mantido como evidência e informação por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou na transação de negócios. " A palavra evidência aqui é qualquer documentação de uma transação. Isso cobre uma ampla gama de documentos mas também precisamos saber o que não são considerados registros comerciais. Não registros são documentos como rascunhos, planilhas ou memorandos de rotina. Eles não têm valor de retenção. Os não registros também incluem quaisquer cópias de documentos feitos por conveniência ou para distribuição aos funcionários. O tipo de registros de negócios definidos acima pode ser dividido em algumas categorias gerais. Nem toda organização terá todos os registros sobre os quais falamos. Algumas organizações também podem ser exigidas por lei para manter mais registros do que outros. Vamos examinar o que cada um deles é. Os registros administrativos são um bom lugar para começar. Esses registros geralmente contêm informações sobre como o negócio irá operar, como políticas, procedimentos e diretrizes. Esses registros podem incluir; relatórios de auditoria, registros de inventário, correspondência sobre compras ou pessoal, relatórios de pesquisa e registros telefônicos. Registros contábeis. Estes são registros importantes que toda organização precisa manter. Os registros contábeis rastreiam o histórico de transações da organização. Aqui estão alguns exemplos de registros contábeis; extratos bancários, folha de pagamento, relatórios de orçamento, contas a receber e contas a pagar, e balanços. Os registros legais são outro conjunto importante de registros. Esses registros podem incluir; marcas registradas, licenças, contratos cartas, informações de identificação fiscal e aluguéis. E registros de pessoal. Cada organização que tem funcionários terá registros de pessoal. Esses registros podem incluir; formulários, registros de atendimento, rescisões, relatórios de acidentes, e qualquer correspondência com funcionários e candidatos. Sua organização pode ter mais ou menos registros dependendo do seu setor e localização.