记录管理基础

(轻松的音乐) 每个企业都会创造大量 不同种类的文件 但只有一些可以视为记录。 幸运的是，我们有一些指导 关于哪些业务记录是和不是。 让我们首先定义 您的组织使用了哪些文件 被视为业务记录。 国际标准化组织 创建了记录和记录管理指南。 ISO 15489将记录定义为"创建的信息， 接收并保留为证据和信息 由组织或个人， 遵守法律义务 或进行业务交易。" 证据一词在这里 是交易的任何文档。 确实涵盖了广泛的文件 但是我们还需要知道 什么不被视为业务记录。 非记录是文件，例如草稿， 工作表或常规备忘录。 这些没有保留价值。 非记录还包括所制作文件的任何副本 为了方便或分发给员工。 上面定义的业务记录的种类 可以分为一些一般类别。 并非每个组织 将拥有我们谈论的所有记录。 某些组织也可能被法律要求 保持比其他人更多的记录。 让我们回顾一下这些是什么。 行政记录是一个很好的起点。 这些记录通常包含信息 有关业务运作方式的信息， 例如政策，程序和指南。 这些记录可以包括；审核报告， 库存记录 有关采购或人员的信件， 研究报告和电话记录。 会计记录。 这些是重要的记录 每个组织都需要保留的。 会计记录跟踪交易历史 组织的。 以下是一些会计记录示例； 银行对账单， 工资单 预算报告 应收账款和应付账款， 和资产负债表。 法律记录是另一套重要的记录。 这些记录可以包括； 商标， 许可证， 合约 宪章， 税务识别信息和租赁。 和人员记录。 每个拥有员工的组织 将有人员记录。 这些记录可以包括；应用， 出勤记录， 终止，事故报告， 以及与员工和申请人的任何通信。 您的组织可能有更多记录或更少记录 取决于您的行业和位置。