Les bases de la gestion documentaire

(musique légère) Chaque entreprise crée une grande quantité de différents types de documents mais seuls certains peuvent être considérés comme des records. Heureusement, nous avons quelques conseils sur quels documents commerciaux sont et ne sont pas. Commençons par définir quels documents utilisés par votre organisation sont considérés comme des documents commerciaux. L'Organisation internationale de normalisation a créé une directive pour la gestion des enregistrements et des enregistrements. ISO 15489, définit un enregistrement comme "Information créée, reçus et conservés comme preuves et informations par une organisation ou une personne, en exécution d'obligations légales ou dans la transaction commerciale. " Le mot preuve ici est toute documentation d'une transaction. Cela couvre un large éventail de documents mais nous devons aussi savoir ce qui ne sont pas considérés comme des documents commerciaux. Les non-enregistrements sont des documents tels que des brouillons, feuilles de calcul ou mémos de routine. Ceux-ci n'ont aucune valeur de rétention. Les non-enregistrements incluent également toutes les copies des documents réalisés par commodité ou afin de les distribuer aux employés. Le type de documents commerciaux définis ci-dessus peut être décomposé en quelques catégories générales. Pas toutes les organisations aura tous les disques dont nous parlons. Certaines organisations peuvent également être exigées par la loi pour conserver plus de dossiers que d'autres. Passons en revue chacun de ces éléments. Les dossiers administratifs sont un bon point de départ. Ces enregistrements contiennent généralement des informations sur le fonctionnement de l'entreprise, comme les politiques, les procédures et les directives. Ces enregistrements peuvent inclure; rapports d'audit, registres d'inventaire, correspondance concernant les achats ou le personnel, rapports de recherche et enregistrements téléphoniques. Archives de comptabilité. Ce sont des documents importants que chaque organisation doit conserver. Les registres comptables suivent l'historique des transactions de l'organisation. Voici quelques exemples de registres comptables; relevés bancaires, paie, rapports budgétaires, les comptes débiteurs et les comptes créditeurs, et bilans. Les documents juridiques sont un autre ensemble important de documents. Ces enregistrements peuvent inclure; marques déposées, licences, contrats chartes, informations d'identification fiscale et baux. Et les dossiers du personnel. Chaque organisation qui a des employés aura des dossiers personnels. Ces enregistrements peuvent inclure; applications, records de fréquentation, terminaisons, rapports d'accident, et toute correspondance avec les employés et les candidats. Votre organisation peut avoir plus d'enregistrements ou moins d'enregistrements selon votre secteur d'activité et votre emplacement.