سنقوم الآن بتصميم وإنشاء قاعدة بيانات ذات علاقة سنقوم أولا بتخصيص بعض حقول الجدول معلومات قاعدة البيانات تتصف بالدقة ذاتها لدى البيانات المدخلة إليها هناك العديد من الطرق التي يوفرها برنامج أكسس لزيادة دقة عملية إدخال البيانات يمكن تجنب العديد من أخطاء إدخال البيانات بتغيير خصائص الحقول التي توفر مزيدا من التحكم في كيفية تخزين البيانات أو إدخالها أو عرضها تعتمد أنواع خصائص الحقل على نوع بيانات الحقل وهذا ما يحدد نوع البيانات التي سيتم تخزينها في هذا الحقل تقوم خصائص الحقل بالتأكد من إدخال البيانات بشكل صحيح ومستمر من سجل لآخر توفر خصائص الحقل للمستخدمين قيما للاختيار من بينها كما تخبرهم عندما لا تتطابق البيانات المدخلة مع القوانين المخصصة لها في هذا الحقل عادة ما يخطط المصممون خصائص الحقل المطلوبة قبل بدء إنشاء الجدول يحتاج المصممون إلى معرفة مدى فهم الشخص الذي يدخل البيانات لاسم الحقل ما هي قوانين الأعمال التي يجب أن تتطابق البيانات معها؟ هل يمكن ترك الحقل فارغا؟ أيجب أن تتطابق البيانات مع صيغة معايير معينة؟ مثلاً 3333 - 444 - 888 هو رقم الهاتف ويمكنك وضع أقواس حول 888 أيضاً قد يكون لديك عملة إلى جانبها رمز الدولار هل يجب عرض القيمة الإفتراضية تلقائيا؟ هل يمكن البحث عن قيم الحقل في قائمة أو جدول؟ عند عدم وجود فراغات في اسم الجدول أو اسم الحقل يجد كل من يدخل البيانات باستعمال النماذج و من يستخدم معلومات لإيجاد استعلام أو تقرير صعوبة أحيانا في فهم الأسماء عندما يقوم مصمموا الشبكات باستخدام قاعدة البيانات لإنشاء المواقع الفعالة يستخدمون في قاعدة بياناتهم أسماء خالية من الفراغات الطريقة الوحيدة لجعل اسم الحقل مألوفا للمستخدم هي باستخدام موقع التسمية التوضيحية لإنشاء نص عرض عادي لكائنات قاعدة البيانات سيرى المستخدمون قيمة التسمية التوضيحية بدلا من اسم الحقل لنحاول الآن تغيير التسمية التوضيحية لعدة حقول افتح خصائص الحقل الخاصة بمعرف المعلم بعد فتح جدول المعلمين الجزء الأسفل من الشاشة يشير إلى خصائص الحقل لنأخذ حجم الحقل الذي هو 255 الآن ونخفضه إلى 5 وهذا يحفظ ذاكرة أكثر في حاسوبنا في مربع النص الخاص بالتسمية التوضيحية الموجود في الصف الرابع في الأسفل نكتب كلمة معرف وهي اختصار للمعرف الخاص بالمعلم والآن تم تغيير حقلين في خواص معرف المعلم والآن سنقوم بتغيير التسمية التوضيحية لكلمة الاسم إلى الاسم الأول وكلمة اللقب إلى اسم العائلة الآن حدد الاسم ثم عند التسمية التوضيحية اكتب الاسم الأول وكذلك اللقب اكتب اسم العائلة والآن لنرى الجدول في عرض التصميم أولا انقر على زر حفظ الموجود هنا في الأعلى ثم نذهب إلى عرض التصميم في رأس الأعمدة تم عرض أسماء الحقول بالتسميات التي أدخلناها نرى هنا الاسم الأول والاسم الأخير وبالطبع المعرف عند نقطة الإدراج في حقل المعرف الأول الفارغ سنكتب رقم 1 ونضغط على مفتاح تاب واكتب الاسم الأول ثم اضغط على مفتاح تاب واستمر بهذا الأسلوب لملء بقية حقول السجل هكذا في حقل المكان نكتب سان دييغو و في حقل المكتب نكتب رقم الغرفة ورقم الهاتف هو 4988 - 555 - 858