اعلیٰ ایگزیکٹوز کے لیے بات چیت تیار کرنا

(روشن موسیقی) کرافٹنگ کمیونیکیشنز میں خوش آمدید سینئر ایگزیکٹوز کے لیے بنایا گیا ہے۔ ان اسباق میں، آپ طریقوں کو منتخب کرنے کا طریقہ سیکھیں گے۔ آپ کے پیغام کے لیے موزوں ترین مواصلت اور صورتحال، اور بہترین طریقے سیکھیں۔ ہر مواصلاتی موڈ کو استعمال کرنے کے لیے۔ بات چیت کرنے کا طریقہ منتخب کرنے میں سب سے اہم عنصر سینئر ایگزیکٹوز کے ساتھ، ای میل، فون، ویڈیو کانفرنس، یا ذاتی طور پر، ایگزیکٹو کی ترجیح ہے. اس ترجیح کو سیکھنے کا بہترین طریقہ ایگزیکٹو کے اسسٹنٹ سے رابطہ کرنا ہے۔ یا سیکرٹری، اور پوچھیں. اگر آپ متعدد ایگزیکٹوز سے بات کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، ایگزیکٹو کی ترجیح پر عمل کریں آپ کی درخواست کردہ کارروائی پر فیصلہ کرنے کا سب سے زیادہ امکان کون ہے۔ غور کرنے کے لیے یہاں اضافی عوامل ہیں۔ سب سے مناسب مواصلاتی موڈ کو منتخب کرنے میں. مواصلات کی نوعیت کتنی ضروری ہے؟ کیا ایک ایگزیکٹو کو ایک اہم مسئلے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے؟ آپ فوراً ای میل بھیج سکتے ہیں۔ یا کم از کم جلد ہی جب آپ نے تحقیق کی اور اس کی منصوبہ بندی کی۔ ایک ذاتی ملاقات، اور یہاں تک کہ ایک فون یا ویڈیو کانفرنس، ممکنہ طور پر ملاقات کی ضرورت ہوگی۔ اگر آپ تعین کرتے ہیں کہ ایگزیکٹو کی ترجیح ذاتی طور پر ہے، لیکن بات چیت کی ضرورت فوری ہے، ای میل میں ایک موضوع متعارف کروائیں۔ اور ذاتی طور پر، یا فون یا ویڈیو کانفرنس کے ذریعے ملنے کو کہیں۔ کیا فوری جواب کی ضرورت ہے؟ یہ معیار عجلت کی طرح ہے، لیکن مثالی مواصلاتی موڈ ای میل نہیں ہے۔ چونکہ وصول کنندگان کسی دباؤ میں نہیں ہیں۔ فوری جواب دینے کے لیے۔ فون یا ویڈیو کانفرنس بہترین انتخاب ہیں۔ جب آپ کو فوری جواب کی ضرورت ہو۔ آپ کی بات چیت کا موضوع خاص طور پر حساس ہو سکتا ہے جس میں متنازعہ مسائل شامل ہوں۔ یا آپ کی تنظیم کی سیکیورٹی۔ اس میں وہ لوگ بھی شامل ہو سکتے ہیں جن کی شناخت ہے۔ ظاہر نہیں کیا جانا چاہئے. ان حالات میں، فون یا آمنے سامنے بات چیت ایک بار پھر، عام طور پر سب سے عقلمند انتخاب ہے۔ اگر آپ کو مواصلات کا تحریری ریکارڈ درکار ہے۔ کہنے کے لیے، مسئلے کی تاریخ کو ٹریک کریں، ای میل ایک منطقی انتخاب ہے۔ جبکہ یہ سچ ہے کہ فون، ویڈیو کانفرنس، اور ذاتی ملاقاتیں ریکارڈ کی جا سکتی ہیں، آڈیو فائلوں کو نقل کرنے میں وقت لگتا ہے۔ کیا آپ کے پیغام میں بری خبر شامل ہے؟ اس معاملے میں ذاتی نقطہ نظر بہترین ہے، لہذا آمنے سامنے ملاقات بہترین ہے۔ لیکن کبھی کبھی آمنے سامنے ملاقات ایک حقیقت پسندانہ آپشن نہیں ہے، خاص طور پر COVID-19 کی وبا کے بعد سے، ملازمین کی بڑی تعداد دور سے کام کرنے کے ساتھ، آپ کو جغرافیائی طور پر ایگزیکٹو سے ہٹایا جا سکتا ہے۔ آپ کے ساتھ بات چیت کرنے کی ضرورت ہے. بڑی تنظیموں کا بھی یہی حال ہے۔ جس میں آپ کا ہدف شدہ ایگزیکٹو آپ کے مقام سے دور کارپوریٹ ہیڈ کوارٹر میں کام کرتا ہے۔ ہو سکتا ہے آپ ایسی صورتحال میں ہوں جہاں یہ اہم ہو۔ اعتماد اور رشتہ قائم کرنے کے لیے۔ اگر آپ اپنے ٹارگٹڈ ایگزیکٹو کو اچھی طرح نہیں جانتے ہیں، یا تعلقات استوار کرنے کا موقع نہیں ملا منصوبہ بند مواصلات سے پہلے، آمنے سامنے ملنا ایک اچھا خیال ہو سکتا ہے۔ شاید آپ کو ایگزیکٹو کے ساتھ اعتماد پیدا کرنے کی ضرورت ہے۔ اس سے پہلے کہ وہ فیصلہ کر سکیں کہ اس مسئلے سے کیسے نمٹا جائے۔ یہ اعتماد آپ کے ساتھ پیدا کرنا آسان ہوگا۔ ایگزیکٹو کے ساتھ ایک ہی کمرے میں۔ ویڈیو کانفرنسنگ ایک قابل قبول دوسرا انتخاب ہے۔ ان حالات میں. آپ کی مواصلات سے پہلے کی تحقیق اس بات کا تعین کرنا چاہئے کہ ایگزیکٹو پہلے سے کتنا جانتا ہے۔ آپ کے منصوبہ بند پیغام کے بارے میں۔ چونکہ آپ فون کال کو کم کرنا نہیں چاہیں گے۔ یا ضرورت سے زیادہ وضاحت کے ساتھ ذاتی طور پر ملاقات، ای میل ایک ٹھوس انتخاب ہے۔ مثالی طور پر، ای میل کی باڈی مختصر ہوگی۔ منسلکہ کے طور پر دستیاب پس منظر کے مواد کے ساتھ۔ جب یہ ایک پیچیدہ پیغام کی بات آتی ہے کہ آپ کے پاس وقت نہیں ہوگا۔ وضاحت کرنے کے لیے، ایک مختصر ای میل کا انتخاب کریں۔ واضح منسلکات کے ساتھ۔ کبھی کبھار، آپ کو یہ زیادہ کارآمد معلوم ہو سکتا ہے۔ ذاتی طور پر پیچیدگیوں کی وضاحت کرنا، خاص طور پر اگر بصری امداد ایک اہم کردار ادا کرے گی۔ مواصلات میں. لیکن آگاہ رہیں کہ آپ کے پاس محدود وقت ہو سکتا ہے۔ اپنا پیغام پہنچانے کے لیے۔ ذہن میں رکھیں کہ یہ ہمیشہ ہوشیار ہے یہ اندازہ لگانے کے لیے کہ ایگزیکٹو کیا پوچھ سکتا ہے۔ آپ کے رابطے کے بعد، اور پوچھ گچھ کی سطح پر قیاس کرنے کے لئے بھی ہوشیار آپ کا پیغام چمکے گا۔ فون، ویڈیو کانفرنس، یا آمنے سامنے کسی بھی چیز کے لیے بہترین انتخاب ہوں گے جو سوالات اٹھاتے ہیں۔ یہ بات قابل غور ہے، تاہم، ایک سے زیادہ سوالات کا امکان ہے اس کا مطلب ہے کہ پیغام بہت مبہم ہے یا کافی تفصیلی نہیں ہے۔