ما هي خطط تنسيق فرق العمل، وما الدور الذي تلعبه في نجاح الشركات؟
هل يمكن لخطط تنسيق فرق العمل قيادة شركتك نحو النجاح؟
وفقاً لتقرير “الخلاف على استراتيجية إدارة المواهب” الصادر عن رايت مانجمنت في سبتمبر 2012، 12% فقط من الشركات التي شاركت في استطلاع الرأي تُطبق استراتيجية كاملة لإدارة المواهب. كشف التقرير أيضاً أن 44% من الشركات المشاركة وضعت مجموعة من مبادرات الموارد البشرية المنفصلة، لكن دون أي علاقة أو تناسق بينها.
تُثبت تلك الدراسة استفادة أغلب المؤسسات من تدريبات تنسيق فرق العمل، وتوضِّح أيضاً أن فصل المشكلات عن بعضها وحل كل منها على حدة قد يُشعرك بالإنجاز، لكنه لن يسمح لك بالوصول إلى السبب الرئيسي في ظهور تلك المشكلات.
وهنا تظهر الفائدة من خطط تنسيق فرق العمل.
ما هي خطط تنسيق فرق العمل، وما الدور الذي تلعبه في نجاح الشركات؟
ما المقصود بخطط تنسيق فرق العمل؟
تستخدم العديد من المؤسسات خطط تنسيق فرق العمل للتأكد من تنسيق جهود الفريق نحو تحقيق رؤية مشتركة. قد تتعلق تلك الرؤية بمؤشرات تقييم الأداء ربع السنوية أو هدف تجاري منفرد أو عنصر أساسي في رسالة الشركة أو أمر آخر خاص بالفريق.
تهدف عملية التخطيط إلى مساعدتك في السيطرة على الموقف وترجمة هدف الشركة إلى مجموعة من الخطوات الملموسة التي ستجعل تلك الرغبة حقيقة واقعة.
التخطيط يجعل الخطوات والإجراءات أكثر وضوحاً ويزيل أي سوء فهم حول هدف الشركة، ويجمع جهود الفريق على رؤية مشتركة للنجاح.
أنشطة تنسيق الفريق اللازمة لتحقيق أهدافك تعتمد إلى حد كبير على أهداف الشركة ومواردها واستعدادك للاجتهاد لتحسين التنسيق في الشركة. يقدم رياز خادم وليندا خادم، مؤلفي كتاب “التنسيق الكامل” مثالاً على خطة تنسيق لفريق واحد. يمكنك استخدام هذا المثال كنقطة بداية أو لإلهامك للتصرف الصحيح.
فوائد استراتيجية خطط تنسيق فرق العمل
- تحسين التواصل
التواصل من أهم المهارات التي توضح أهمية تنسيق الفريق. قد تؤدي استراتيجيات التواصل غير المنظمة إلى ارتباك الموظفين، على الأخص في حالة انفصال مجموعة أو أكثر من الموظفين عن باقي الفريق فيما يتعلق بالتواصل والحصول على أحدث المعلومات.
التواصل بشفافية هو الحل الأمثل لتحقيق التوافق بين أعضاء الفريق.
مجرد إجراء تدريب متعلق بتنسيق الفريق على مستوى المؤسسة سيضعك على الطريق الصحيح لتحسين التواصل، لكننا ننصحك بمضاعفة الجهد وإضافة التواصل بشفافية إلى قيم المؤسسة الأساسية.
- توزيع الكفاءات حسب الاحتياج
من أفضل الفرص لإعادة تنسيق فريقك تكليف أصحاب الكفاءات بأدوار مختلفة. يمكنك استخدام ذلك لتحقيق هدف تجاري (مثل ملء فجوة في هيكل الشركة دون الحاجة إلى تعيين شخص من الخارج) أو نقل موظف إلى منصب آخر يسمح له باستغلال إمكاناته أو التقدم في حياته المهنية.
- تحسين التفاهم بين أعضاء الفريق ورفع روحهم المعنوية وكسب تأييدهم
يتجه الموظفون للعمل لأسباب أخرى بالإضافة إلى الحصول على راتب. إلى جانب هذا الدافع الأساسي، يُفضِّل البشر العمل في فريق ويشعرون بالرضا للانتماء إلى مجموعة. إن تحسين تنسيق الفريق قد يُشعر الموظفين بالألفة والانتماء مما يؤدي إلى مكاسب أخرى تتعلق بالتفاهم بين أفراد الفريق ورفع روحهم المعنوية وكسب تأييدهم لسياسات الشركة.
قد يكون من الصعب قياس هذه الفوائد، لكن أثرها الإيجابي سيكون واضحاً للجميع.
تحديات أمام خطط تنسيق فرق العمل
قد يكون هذا النوع من التخطيط صعباً من عدة جوانب.
- خطط تنسيق فرق العمل قد تستغرق وقتاً طويلاً وتتطلب جهداً جماعياً.
لا تملك كل المؤسسات الوقت والموارد اللازمين لوضع مخطط لتنسيق الفرق. قد يستغرق التخطيط وقتاً طويلاً لإنجازه كما ينبغي، وقد يفرض قيوداً على الفرق الكبيرة والفرق المتفرقة التي تعمل في مدن أو ولايات أو دول مختلفة.
قبل الشروع في تدريبات تنسيق الفرق، يجب أن تدرس استعداد شركتك وقدرتها على الالتزام بها، من حيث المجهود والموارد المطلوبة.
- قد يقاوم بعض الموظفين التغيير.
من أبسط الحقائق أنه لا يوجد ضمان لنجاح حتى أفضل مخططات تنسيق الفرق. قد يقاوم بعض الموظفين التغيير لعدة أسباب، منها على سبيل المثال أن يشعر الموظف أن المؤسسة لم تأخذ في اعتبارها وجهة نظره.
- عدم القدرة على المتابعة والاستمرار.
التغيير الدائم يستغرق وقتاً. قد لا يعطي فريقك أولوية جادة لخطط تنسيق فرق العمل إذا كانت إدارة المؤسسة تَعِد به كثيراً دون دراسته بجدية.
ستحصل على أفضل النتائج إذا كانت المؤسسة على استعداد لوضع خطط تنسيق فرق العمل موضع الأولوية وستلتزم بتطبيق أي تغييرات مطلوبة بالكامل.
متى وأين يمكنك استخدام خطط تنسيق فرق العمل
لنناقش معاً الحالات التي تحقق فيها خطط تنسيق فرق العمل أكبر فائدة ممكنة.
- أثناء تأسيس فريق جديد.
في هذا السياق، قد تشير كلمة “فريق” إلى مجموعة صغيرة من الأشخاص أو حتى تأسيس مشروع جديد بالكامل. نظراً لأنك تؤسس هذا الفريق من لا شيء، لديك الفرصة لوضع أساس قوي يلبي متطلبات التنسيق منذ البداية.
جرِّب بناء فريقك الجديد وفقاً لنموذج فريق آخر ناجح داخل مؤسستك، أو حتى فريق خارجها ترغب في منافسته.
- أثناء التخطيط للمشروعات الكبيرة.
تُعد الحالات المنفردة مثالاً جيداً أيضاً. قد تكون تدريبات التنسيق أساسية في المشروعات المنفردة التي تجمع العديد من أصحاب المصلحة الذين لا يعملون معاً عادة داخل المؤسسة.
إن معرفة كيف ستنسق كل مجموعة مع المجموعات الأخرى والمهام التي يجب إكمالها قبل تاريخ معين، وغير ذلك من التفاصيل في بداية المشروع قد توفر مجهوداً كبيراً لاحقاً.
- في المراجعات السنوية أو نصف السنوية.
موسم المراجعات فرصة مناسبة لممارسة تنسيق الفرق، لأنه يتضمن مناقشات متعددة تتعلق بالفحص والتفتيش وتحسين الأداء.
قد يكون من السهل التركيز على الأداء الفردي خلال المراجعات، لكن إذا اتسع الأمر ليشمل المؤسسة بأكملها سيتضح للموظفين أن نجاح المؤسسة لا يتوقف على جهودهم وحدها.
قد يكون ذلك الخيار هو الأنسب للمؤسسات التي تتناول تنسيق الفرق بجدية لكنها لا تجد الوقت أو الموارد الكافيَين لإطلاق مبادرة كاملة مستقلة في وقتٍ آخر من العام.
- خلال عمليات الاستحواذ أو التغييرات المؤسسية الأخرى.
قد يختلف تنسيق الفرق قليلاً في هذه الحالات، لكنه مازال على نفس القدر من الأهمية. على سبيل المثال، قد يكون إنشاء خطوط تواصل مباشرة وتنفيذ الأهداف التجارية قصيرة المدى من المهام الحيوية أثناء عملية الاستحواذ، لكنها قد لا تكون ذات فائدة إذا حاولت المؤسسة تبسيط عملياتها فحسب.
في الفترات التي تتضمن إجراء تغييرات مؤسسية على مستوى ضخم، قد يساعدك وضع خطة تنسيق مدروسة في إدارة التحول بسهولة ويسر.
خطواتك القادمة مع نوليدج سيتي
هل أنت مهتم بتطبيق خطط تنسيق فرق العمل في مؤسستك؟ تشرح لك دورة نوليدج سيتي التدريبية عن أساسيات مخطط تنسيق الفريق كيفية تحسين تنظيم المشروعات وثقافة الفريق في مؤسستك. ستجد في هذه الدورة التدريبية نقطة انطلاق مثالية لتعزيز الوضوح والتركيز والتحفيز بين الموظفين.
