دليلك الشامل لإعداد خطة تدريب للموظفين بشكل ناجح وفعال

دليلك الشامل لإعداد خطة تدريب للموظفين بشكل ناجح وفعال

تدريب الموظفين هو أسلوب منهجي مُنظَّم تستخدمه المؤسسات لإحداث تغييرات معرفية وسلوكية في الموظفين المستهدفين، وهو مرتبط بالأهداف التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها على المدى القريب. ويتكون تدريب الموظفين من عدة نشاطات هدفها تزويد الموظفين بالكثير من المعلومات والخبرات وتطوير مهاراتهم العملية والعلمية المتعلقة بطبيعة عملهم ليتمكنوا من مواكبة التطورات المختلفة في مجال عملهم. والهدف الأساسي من إحداث هذا التطوير هو أن يساهم الموظفون في رفع الإنتاجية وتحسين جودة العمل وزيادة فعالية عمل المؤسسة ككل. ولكن بخلاف المهارات المهنية، قد يكتسب الموظفون من خلال برامج التدريب أشكالاً أخرى من المهارات مثل أخلاقيات العمل والمهارات الشخصية والاجتماعية.

دليلك الشامل لإعداد خطة تدريب للموظفين بشكل ناجح وفعال 

قبل إعداد خطة تدريبية للموظفين، يجب أن تتأكد من التأثير الإيجابي لتلك التدريبات على إنتاجية الموظفين، وبالتالي على المبيعات والأرباح، التي بدورها ستعزز سمعة المؤسسة في السوق لتصبح أقوى بين المنافسين.  

أهمية وضع خطة التدريب 

خطة تدريب الموظفين هي بمثابة البوصلة التي توجه الشركة أثناء تنفيذ عملية التدريب، فإذا تم إعدادها بطريقة صحيحة وبشكل جيد ستكون نتائجها إيجابية لجميع الأطراف؛ للموظفين بتطوير قدراتهم ومهاراتهم وتعزيز انتمائهم للشركة، وللشركة بتطوير إنتاجيتها وتقليل الخسائر. 

ولكن إنشاء خطة تدريبية ناجحة ومتماسكة ليس أمراً سهلاً. ولأن تدريب الموظفين يتطلب إمكانيات وخبرات قد لا تتوفر داخل المؤسسة، تلجأ بعض المؤسسات إلى شركات أخرى متخصصة في مجال تدريب الموظفين في الشركات والمؤسسات والجهات الحكومية الكبرى لتقدم لها برامج تدريبية ومسارات تعليمية محترفة مخصصة للموظفين.  

كيفية وضع خطة لتدريب الموظفين 

تمُر خطة التدريب بعدة مراحل، تبدأ بتقييم الاحتياجات التدريبية وتحديدها ثم تنتهي بإعداد برنامج تدريبي مناسب يتكون من عدة مراحل. سنتطرق في هذا المقال إلى جميع هذه النقاط. 

أولاً: تقييم الاحتياجات التدريبية للموظفين 

تقييم الاحتياجات التدريبية: هو العملية التي يتم من خلالها التعرُّف على احتياجات الموظفين وتحديدها بشكل دقيق ومُفصل ثم ترتيب هذه الاحتياجات التدريبية وفقاً لأولويات الشركة. بعد ذلك تأتي مرحلة اتخاذ القرارات ووضع الخطط التي تلبي هذه الاحتياجات. 

يواجه تقييم الاحتياجات التدريبية مجموعة من الصعوبات، أولها مشكلات تقدير العامل الزمني والتكلفة، تليها الصعوبات المتعلقة بالمفاهيم والسمات والخصائص التي تنفرد بها كل مؤسسة. ويساعد إدراك هذه الصعوبات في مرحلة مبكرة في تقييم الاحتياجات التدريبية بشكلٍ صحيح للوصول إلى التقدير المناسب للوضع الراهن، بما يتضمنه من نقص في الخبرة والمعرفة، وكيفية الوصول للوضع المنشود.

ثانياً: تحليل احتياجات تدريب الموظفين 

يتضمن تحليل قدرات ومهارات الموظفين على عدة مستويات ومقارنتها مع متطلبات كل وظيفة، ثم التأكد من قدرتهم على تنفيذ الأعمال المُكلفين بها، وفقاً لرؤية الشركة وتطلعاتها وتوجهاتها المستقبلية، لتتمكن المؤسسة في النهاية من سد الفجوة بين المستوى الحالي والأداء المرغوب. 

تنقسم الاحتياجات التدريبية إلى ثلاثة أنواع، وهي: 

1- احتياجات تدريبية على المستوى المؤسسي: تتناول النقص أو القصور في عمل المؤسسة، بهدف تسليط الضوء على هذا القصور والتخلص منه بالتدريب على طرق عمل أفضل. 

2- احتياجات تدريبية على المستوى الوظيفي: هي المهارات والمعارف والاتجاهات الضرورية لإنجاز المهام المتنوعة في المؤسسة. 

3- احتياجات تدريبية على المستوى الفردي: في حالة معاناة بعض الأفراد من نقص في بعض الخبرات والمهارات دون غيرهم.

الهدف من تحليل احتياجات تدريب الموظفين: 

مسار العملية التدريبية في الشركة أو المؤسسة يتم تحديده من خلال الإجابة عن سؤالين في غاية الأهمية، وتحليل الاحتياجات التدريبية هو ببساطة جمع المعلومات اللازمة للإجابة عن هذين السؤالين، وهما: 

• ما المستوى الفعلي لقدرات الموظفين وإمكانياتهم الحالية؟ 
• إلى أي مستوى ترغب الشركة في رفع مستوى موظفيها؟ 

وبالإجابة عن هذين السؤالين، تتضح الطريقة المثلى للتعامل مع كل بند من البنود التالية لاستكمال خطة التدريب. 

• أي أنماط التدريب يناسب الموظفين؟ 
• من الموظفون المستهدفون في الخطة التدريبية؟ 
• كيف سيتم وضع جدول زمني يسمح بإنجاز التدريب في أسرع وقت دون أن يؤثر على عمل الموظفين أو حياتهم الشخصية؟ 
• كيف سيتم قياس نتائج التدريب وتحليلها؟ 

في السطور التالية، سنتناول هذه النقاط بالشرح والتفصيل. 

أولاً: أنواع التدريب 

تختلف أنواع التدريب المُقدم للموظفين. إليك بعض أنواع التدريب التي يمكن تقديمها للموظفين:  

تدريب حضوري تحت إشراف مدربين: تدريب يتطلب حضوراً فعلياً مع المدرب أو مجموعة المدربين الذين سيتولون إدارة وتنفيذ عملية التدريب، حيث تبدأ الدورات بإلقاء المدرب المادة العلمية على الحاضرين. قد يتضمن التدريب بعض الأجزاء العملية لضمان وصول المعلومة بالشكل الصحيح للحاضرين، ولكن بشكلٍ عام يغلب على هذا النوع من التدريب الطابع النظري.  

تدريب إلكتروني: يتضمن إتاحة المادة العلمية للمُتدَّرب عبر الإنترنت، سواء من خلال برامج البث المباشر التي يلتقي من خلالها المدرب مع المتدربين إلكترونياً، أو من خلال مواد تدريبية مُسجلة. لا يتطلب هذا النوع من التدريب انتقال المتدرب من مكانه إلى موقع التدريب مما يوفر الوقت والجهد.  

تدريب باستخدام المحاكاة: ليس من أنواع التدريب الشائعة، لأن تطبيقه ينحصر في المجالات التي تتسم بالخطورة مثل تدريب الطيارين وتدريب الأطباء من خلال أدوات تحاكي التجربة الحقيقة بنسبة كبيرة.  

التدريب العملي المباشر: لا يصلح للتطبيق على قطاع كبير من الموظفين، لأنه يعتمد على التفاعل العملي والمباشر بين الموظف الذي يحتاج إلى تدريب والمدرب الذي يساعد هذا الموظف تحديداً في التغلب على نقاط ضعف معينة، وليس مجموعة من الموظفين معاً.  

ليس هذا كل شيء، هناك أنواع أخرى من التدريبات المتاحة للموظفين لكنها أقل انتشاراً من الأنواع التي تناولناها سابقاً، منها: التدريب من خلال تأدية الأدوار والتدريب عن طريق دراسات الحالة والتدريب من خلال المناقشات والأنشطة الجماعية.

ثانياً: تحديد الموظفين المستهدفين ضمن الخطة التدريبية 

تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب يمنع إهدار موارد الشركة في تدريبات لا طائل منها ويوجهها في موضعها الصحيح ليحقق أكبر استفادة للشركة وموظفيها. يتطلب تحقيق ذلك المزيد من الدراسة والبحث والتحليل بالطبع، ولكن لعل النقاط التالية قد تختصر بعض الجهد والوقت المطلوبين لإتمام هذه الخطوة.  

مرحلة الملاحظة 

تتضمن مراجعة جميع المعلومات الأساسية المتوفرة عن الموظفين، مثل تقارير الأداء ومؤشرات رضا العملاء، في حالة الموظفين الذين يتعاملون بشكل مباشر مع العملاء، لاختيار الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب.  

مرحلة البحث 

تشمل البحث في البيانات الرسمية التي تدعم متخذي القرار بالأرقام والإحصائيات عن أداء كل موظف، وقد يتضمن هذا البحث المصادر التالية: 

• الملاحظة الشخصية 
• الاستبيانات 

• المقابلات الفردية أو الجماعية 
• سجل الأنشطة اليومية 
• دراسة نظم وأساليب العمل 
• تقييم الأداء 
• الاختبارات 

مرحلة التحليل واتخاذ القرار 

تتضمن هذه المرحلة التحليل والمراجعة الدقيقة لكل المعلومات التي حصلت عليها في المراحل السابقة تمهيداً لاتخاذ القرار بمن سوف تشمله عملية التدريب. 

وباتخاذ القرار في هذه الخطوة، تكون المرحلة الثانية من مراحل إعداد خطة تدريب الموظفين قد انتهت بنجاح.  

ثالثاً: وضع الجدول الزمني لخطة التدريب 

قبل أن يبدأ برنامج تدريب الموظفين، يجب أن تكون هناك رؤية واضحة عن موعد انطلاق البرنامج التدريبي والدورات التدريبية المتضمنة وموعد انتهاء التدريب، على أن يُسمح بالوقت الكافي للتدريب والتعلم. ويجب أن تكون جميع هذه الشروط واضحة للإدارة والموظفين. 

اختيار شكل مرن من أشكال التدريب، مثل خيار التدريب الإلكتروني، سيكون له تأثير إيجابي على العامل الزمني وقدرة الموظف على إكمال التدريب من أي مكان وفي أي وقت.

رابعاً: طرق قياس وتحليل نتائج التدريب 

لا يصح أن ننتظر إلى أن يبدأ التدريب ثم نبحث عن طرق لقياس وتحليل نتائج التدريب، بل يجب اتخاذ القرار سلفاً. هناك نوعان من النتائج والمؤشرات الأولية التي يجب أن ننتبه لها ونعمل على قياسها وتحليلها كنتائج لعملية التدريب. 

تفاعل الموظفين مع التدريب واستفادتهم منه. تختلف طريقة التفاعل وفقاً لنوع التدريب المختار، على سبيل المثال، التدريبات الإلكترونية الحديثة مزودة بخصائص تسمح للقائمين على إدارتها بالحصول على تقارير مُفصلة عن نتائج الموظفين ومستوى استيعابهم وتفاعلهم مع الأنشطة التدريبية. 

مدى تطابق نتائج التدريب مع أهداف الشركة العامة، والهدف من إجراء هذا التدريب على وجه الخصوص. 

مثال عملي: عندما تتجه إحدى الشركات إلى تدريب الموظفين في قسم المبيعات، هناك نوعان من النتائج المتوقعة التي تستهدفها الشركة، وهما: مدى استفادة الموظفين من الدورات التدريبية، ومدى تأثير تلك الدورات التدريبية في نتائج قسم المبيعات. 

على الرغم من إدراك الكثير من أصحاب الشركات لأهمية برامج التدريب للموظفين إلا أن الكثيرين منهم يتجاهلون هذه المتطلبات لعدة أسباب منها تحقيق مكسب مادي فوري وبدون مجهود أو بسبب اعتقادهم بأن الجهد المبذول سيكون أكثر من العائد، وفي الكثير من الحالات يكون السبب الرئيسي هو التكلفة المادية للتدريبات.

وختاماً 

لقد تطرقنا في هذا المقال إلى الخطوات التفصيلية التي يجب على أصحاب العمل أو مسؤولي الموارد البشرية الانتباه لها أثناء إعداد خطة تدريبية أو الاستعانة بشركة متخصصة في التدريب. ولكن ما زالت لدينا بعض المعلومات التي قد تساعدك في اختيار التدريبات التي تعزز من نجاح شركتك، منها أننا في نوليدج سيتي متخصصون في تقديم خدمات التدريب الإلكتروني للشركات والمؤسسات والهيئات الحكومية الكبرى. تحتوي مكتبتنا الشاملة على 20 ألف فيديو تعليمي تغطي جميع المجالات التي قد تحتاج إليها في عملك، مثل إدارة الأعمال والحاسوب والشؤون المالية والسلامة ومبادئ الالتزام. 

هل تفضل أن تجرب بنفسك؟ سجل الآن للحصول على حساب مجاني يسمح لك بتجربة دوراتنا التدريبية من جميع المجالات. اضغط هنا للحصول على حساب تجريبي مجاني.