كيفية إعداد الخطة التدريبية المناسبة لشركتك
تختلف الدورات التدريبية عن بعضها البعض، حيث قد يُقدَّم بعضها عبر الإنترنت، وقد يُقدَّم البعض الآخر وجهاً لوجه. قد يكون الهدف من بعضها تعليم مهارات فنية وقد يكون الهدف من البعض الآخر تطوير مهارات القيادة. قد يتم تقديم بعضها من خلال نظام المجموعات وورش العمل، في حين قد يتم تقديم البعض الآخر عن طريق تدريب كل فرد على حدة. قد تستعين بعض الشركات بمدربين داخل الشركة، وقد تستعين بعض الشركات الأخرى بمستشارين خارجيين.
بالرغم من اختلاف أساليب تقديم تلك الدورات التدريبية وموضوعاتها ومخططاتها، يظل الهدف منها واحد، وهو تدريب الموظفين وتنمية مهاراتهم لتحقيق التقدم في المستقبل لهم وللشركة على حدٍّ سواء. ونظراً إلى المزايا الهائلة التي توفرها الخطط التدريبية للموظفين ومكان العمل، لا تتردد الشركات في عصرنا الحالي في توفيرها لموظفيها، ويسري ذلك على الشركات الضخمة والشركات الناشئة على حدٍّ سواء.
كيفية إعداد الخطة التدريبية المناسبة لشركتك
مزايا الخطط التدريبية للموظفين
توفير الخطط التدريبية وفرص التنمية المهنية للموظفين تمنح الشركات مزايا هائلة، وأولها تعزيز انتماء الموظفين للشركة، حيث يشعر الموظفين بمزيد من الثقة تجاه عملهم من خلال البرامج التدريبية التي تنمي مهاراتهم أو تعلمهم مهارات جديدة. ويؤدي ذلك إلى رفع الروح المعنوية ومستوى الرضا الوظيفي لدى الموظفين، بالإضافة إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 38%.
قد تساهم الخطط التدريبية أيضاً في خفض معدل الدوران الوظيفي. لا يعمل التدريب على زيادة الشعور بالانتماء فقط، بل يوفر أيضاً للموظفين الفرص لتنمية مهاراتهم ليكونوا مؤهلين للترقي داخل الشركة، مما ييسر بدوره المراحل الانتقالية داخل الشركة ويدعم اتساق العمل بها. كما أن وضع خطة تدريبية فعالة قد يضيف قيمة إلى شركتك ويستقطب الكفاءات المتميزة ويعمل على زيادة أرباح كل سهم بنسبة تصل إلى 147%.
الخطط التدريبية تمنح الموظفين أيضاً القدرة على اكتساب أحدث المهارات أو تنمية أساليب إدارية جديدة قد تفيد شركتك وتعزز من قدراتها على الإبداع والتفكير المستقبلي. التدريب على تسوية الخلافات قد يُغيِّر الثقافة الحالية لمكان العمل، كما يعزز تدريب الموظفين العلاقات ومهارات التواصل، على الأخص إذا كانت الخطة التدريبية تتمحور حول التعاون وبناء الفريق.
للاستفادة من هذه المزايا، عليك إعداد خطة تدريبية فعَّالة لتجذب الموظفين وتحقق نتائج مثمرة. ويتطلب إعداد هذا النوع من الخطط بذل الجهد وتوفُّر الموارد المناسبة والدعم وغير ذلك. من أسوأ الأخطاء التي قد تقع فيها الشركة ألا تهتم بإعداد ثقافة تُقدِّر التعلم والتطور أو أن تنظر إلى التدريب كأنه واجب يجب تأديته بأي طريقة.
إذا كنت مستعداً لإعداد خطة تدريبية من شأنها تحسين حياة موظفيك، إليك الطريقة المثالية لتحقيق ذلك.
ما التدريب الذي تحتاج إليه؟
ما نوع الخطط التدريبية التي تحتاج إليها؟
للبدء على مستوى الشركة: ما نوع التدريب الذي قد يستفيد منه جميع الموظفين في الشركة؟ يجب بالطبع أن تحرص على تقديم تدريب تأهيلي لجميع الموظفين الجدد. بينما سيتولى فريق العمل الجزء الأكبر من التدريب المتعلق بمهام الوظيفة، لا بد من تقديم تدريب تأهيلي موحد يهدف إلى تعريف الموظفين الجدد برسالة الشركة وثقافتها والمعلومات المتعلقة بالموارد البشرية، مثل المزايا والمصادر المتاحة. يمكنك أيضاً تنظيم تدريب عام على مستوى الشركة يتناول موضوع التنوع والشمولية في مكان العمل أو منع التحرش الجنسي أو أي تدريبات للسلامة أو أمن الشبكات يجب على جميع الموظفين إكمالها.
ما نوع التدريب المطلوب على مستوى الفريق؟ يستطيع المديرون تحديد المهارات الشخصية التي يرغبون في تنميتها لدى أعضاء فريقهم، مثل مهارات التواصل أو تسوية الخلافات أو التعاون أو خدمة العملاء أو بناء الثقة والعلاقات. قد تحتاج أيضاً بعض فرق العمل أو الأقسام المحددة إلى مهارات تقنية، مثل استخدام Excel أو SQL أو HTML. التدريب على مستوى الفريق يساعد المديرين في تعزيز المهارات اللازمة لمشروعاتهم والتخلص من أي نقص في المعرفة قد يؤثر سلباً على الإنتاجية.
وأخيراً، ما التدريب الذي يجب تقديمه لكل موظف على حدة؟ قد تتضمن هذه الفئة المهارات الشخصية والفنية التي يرغب أحد الموظفين في تعلمها أو يعتقد المدير أنه يحتاج إلى تعلمها ليخدم فريقه بشكل أفضل. وقد تتضمن أيضاً توفير فرص للتطور المهني الفردي، فقد يرغب أحد الموظفين في تعلم مجموعة محددة من المهارات لا يستخدمها فريقه الحالي بشكل مباشر، بهدف تطوير مهاراته الشخصية للتأهل للحصول على فرص جديدة والترقي في المستقبل. لذلك، احرص على توفير الفرص لزيادة معارف الموظفين ومساعدتهم في النمو في مجالات متنوعة.
بمجرَّد تحديد نوع التدريب الذي تريده، تبدأ بقية العناصر، من بنية التدريب والجمهور والمحتوى وغير ذلك، في الوضوح. بعد ذلك، ما عليك إلا إعداد خطتك التدريبية.
حدد أهدافك
أولاً، حدِّد لتدريبك مجموعة من الأهداف. يجب أن تتضمن هذه الأهداف ما تريد أن يصل إليه الموظفون وكيفية تحقيقه. ومن أسهل الوسائل التي يمكن اتباعها لتحقيق ذلك، هي وضع أهداف ذكية لدوراتك التدريبية، وهي أهداف محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية ومقيدة بزمن. الهدف “أريد أن يكمل الموظفون تدريب السلامة” مبهم وغير قابل للتنفيذ، لكن عندما تقول “على مدار الشهر القادم، أريد أن يكمل 90% من الموظفين تدريب للسلامة مدته يوم واحد على أن يُقام التدريب داخل الشركة ويشمل أحدث معايير الامتثال”، فهذا الهدف أكثر تحديداً وقابلية للتنفيذ ويمكنك قياس نتائجه بسهولة أكبر.
اعرف جمهورك
الخطوة القادمة هي تحديد: من الذي سيتلقى التدريب؟ هل ستقدم التدريب لقسم معين؟ هل سيُقدَّم التدريب للموظفين المبتدئين؟ أم المديرين من المستوى المتوسط؟ أم القيادة العليا؟ هل التدريب موجه للمبتدئين أم ذوي الخبرة؟ هل ستقدمه للموظفين الأكبر أم الأصغر سناً؟ هل سيشمل التدريب موظفين من دول أو ثقافات مختلفة؟ سيساعد تحديد جمهورك على تعديل خطتك التدريبية بحيث تكون أكثر فعالية وجذباً للانتباه.
حدد محتوى التدريب
سيساعدك التفكير في جمهورك واحتياجاته وثقافة مكان العمل في تحديد محتوى خطتك التدريبية. لا بد أنك تعرف بالفعل الموضوعات التي تريد تضمينها في تدريبك استناداً إلى تقييم احتياجاتك، وقد حان الوقت الآن لتحديد المحتوى الذي تريد أن يتعلمه الموظفون بالفعل. هل المعلومات حديثة؟ هل المواقف الواردة في التدريب تمثل مكان عملك؟ هل التدريب بمستوى الصعوبة المناسب؟ هل يتضمن المهارات المناسبة؟ سيساعدك التفكير في المحتوى قبل بدء التدريب في توجيهه بشكل أفضل والحد من التغييرات في المستقبل.
أنماط التدريب
كيف سيكون شكل التدريب؟ يمكنك إجراء التدريب وجهاً لوجه في المكتب أو عبر الإنترنت في أي وقت أو مكان يفضله الموظف، كما قد يكون جماعياً أو فردياً، ويمكن أن يُقدَّم عملياً خلال أداء العمل أو قد يحتاج الموظف إلى الذهاب إلى مكان آخر لفترة من الوقت. يجب أيضاً أن تفكر في المتدربين ومكان العمل عند تحديد نمط التدريب. على سبيل المثال، قد يستفيد فريق المبيعات من التدريب الجماعي وجهاً لوجه بشكل أكبر من البرامج التدريبية الفردية عبر الإنترنت. وقد لا يشعر الموظفون الذين اعتادوا على العمل بشكل مستقل ضمن فريق تقني بالراحة في التدريب التعاوني، لكنهم يشاركون بشكل أكبر ويحققون نتائج أفضل من خلال التدريب الفردي عبر شبكة الإنترنت.
داخل الشركة أم من خلال مؤسسة أخرى؟
من الأمور التي يجب التفكير فيها بشأن تقديم التدريب، ما إذا كنت ستُعِدَّ التدريب داخلياً أم ستسند عملية تقديمه إلى جهة خارجية. رغم أن إقامة التدريب باستخدام مصادر من داخل الشركة سيساعدك في تخصيص التدريب بشكل أفضل بما يتناسب مع الموظفين وثقافة الشركة، قد لا تتوفر لديك المصادر المناسبة أو مستوى الخبرة اللازم. الاستعانة بمصادر خارجية قد تسمح لك بتحقيق قيمة مرتفعة بتكلفة معقولة، سواء في حالة تكليف جهة خارجية بتقديم التدريب في مقر الشركة أو استخدام الدورات التدريبية المتوفرة حسب الطلب من خلال أحد أنظمة إدارة التعلم. احرص على تقييم أي تدريب سابق الإعداد لتتأكد أنه يناسب احتياجاتك وأهدافك وثقافة الشركة.
كم تبلغ التكاليف؟
يجب تقييم التكاليف المتوقعة عند البدء في إعداد خطة التدريب. هل ستسمح للموظفين بالمشاركة في التدريب خلال ساعات العمل؟ هل سيُعطِّل ذلك إنتاجيتهم؟ هل ستعوِّضهم مالياً في حالة الحاجة إلى الانتقال إلى مكان خارج مقر العمل أو إكمال التدريب في غير أوقات العمل؟ كم تبلغ تكلفة الاستعانة بمقدم خدمة خارجي؟ البرامج التدريبية للموظفين ليست مجانية، لكنها بالتأكيد ستحقق لك عائداً مرتفعاً على الاستثمار، لأنها ستؤدي إلى تدريب الموظفين بشكل أفضل وزيادة إنتاجيتهم.
كيف ستتابع النتائج؟
لا فائدة من إعداد خطة تدريبية للموظفين، دون توفير وسيلة لمتابعة مدى فعاليتها. حدد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد قياسها لتحديد مدى نجاح التدريب. هل ستتابع مستوى الانتماء الوظيفي لدى الموظفين؟ أم مستوى إنتاجيتهم؟ أم معدل الدوران الوظيفي؟ هل ستتابع النتائج من خلال إجراء استبيانات؟ أم مجموعات التركيز؟ أم الاجتماعات الثنائية؟ ضع خطة لكيفية متابعة النتائج قبل بدء خطتك التدريبية.
التواصل مع الموظفين والحصول على دعمهم
أخيراً، يجب عليك الحصول على موافقة الموظفين على المشاركة في التدريب، ولتحقيق ذلك عليك أن توضح لهم أهمية الخطة التدريبية والفرص التي قد تقدمها لهم.
لا تبدأ التدريب دون الترويج له، بل وحاول أن تحفز الموظفين للمشاركة في التدريب للفوز بالفرص التي يقدمها. يجب أن توضح أهمية التدريب للموظفين من البداية وسبب تقديم الشركة له ومدى فائدة ذلك للجميع، واحرص أيضاً على وضع خطة تواصل جيدة قبل بدء التدريب.
بدء التدريب والخطوات التالية
حان الوقت الآن لبدء البرنامج التدريبي للموظفين، لكن لا تجعله مجرَّد حدث لمرة واحدة. مع تطور مشاركة الموظفين في التدريب، بادر بقياس تأثير التدريب ونتائجه، من خلال الاستبيانات وجمع التعليقات وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية ومناقشة الأمر مع الموظفين بشكل منفرد.
استخدم ما تتعلمه لتحديث نهجك أو تغييره، خاصة إذا كان التدريب لا يلقى قبولاً لدى الموظفين أو فشل في تدريبهم بفعالية. قد يتطلب إعداد خطتك التدريبية وإدارتها وتنفيذها بعض الجهد ليتم بطريقة صحيحة، لكن الأمر يستحق لأن الخطة التدريبية الناجحة ستقدم لك وللموظفين الكثير من المزايا.
