پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کو شامل کرنا

(ہموار موسیقی) پراجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کو شامل کرنے میں خوش آمدید۔ جیسے جیسے ایک پروجیکٹ کا کام جاری ہے، یہ منصوبوں کو لاگو کرنے کا وقت ہے اسٹیک ہولڈرز کو منظم اور مشغول کرنے کے لیے۔ یہ اسباق مصروفیت کے مختلف ذرائع کا جائزہ لیتے ہیں، جیسے: منصوبے کے بارے میں بات چیت، اسٹیک ہولڈرز سے ان کے تجربے کو بروئے کار لانے کے لیے مشاورت، قابل اعتماد تعلقات استوار کرنا، اسٹیک ہولڈرز سے توقعات کا تعین کرنے کے لیے کہیں۔ پراجیکٹ کے نتائج، اور ضروریات کو حل کرنے کے لیے۔ آپ ان خیالات کو استعمال کر سکتے ہیں۔ اسٹیک ہولڈرز اور پراجیکٹس کو شامل کرنے کی منصوبہ بندی کرنا۔ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ بات چیت اور مشاورت ان کے ساتھ مشغول ہونے کے سب سے آسان اور بہترین طریقوں میں سے ایک ہے۔ منصوبے کے اوائل میں، بہت سے کھلے سوالات پوچھنا اسٹیک ہولڈرز حاصل کریں گے۔ پراجیکٹ کے ان نتائج پر بات کرنے کے لیے جن کی وہ تلاش کر رہے ہیں۔ اور ان سے کوئی دوسری توقعات ہو سکتی ہیں۔ پھر ایک بار آپ نے ایک سوال پوچھا، آپ فعال سننے کا عمل کر سکتے ہیں، جو آپ سے کسی بھی فیصلے کو روکنے کا تقاضا کرتا ہے۔ یا اس پیغام کے بارے میں رائے جو آپ سن رہے ہیں۔ نصیحت کی جاتی ہے کہ اپنی سوچوں میں مشغول نہ ہوں، اور اس کے بجائے، پیغام پر توجہ مرکوز کریں اسٹیک ہولڈر فراہم کرنے کی کوشش کر رہا ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے جو کچھ سنا ہے اسے بیان کریں اور دوبارہ بیان کریں۔ مطلوبہ پیغام کے بارے میں آپ کی سمجھ کی تصدیق کرنے کے لیے۔ کلیدی اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ تعلقات استوار کرنا منصوبے کے اس مرحلے میں اہم ہے کیونکہ یہ مستقبل میں بات چیت کو جاری رکھے گا۔ بعد میں، جیسے ہی پروجیکٹ کا کام شروع ہوتا ہے، آپ رپورٹس، پیشکشیں، ای میلز، اور معلومات کی تقسیم کے لیے دیگر مواصلات منصوبے اور اس کی پیشرفت کے بارے میں۔ یہ ٹیم کی کامیابیوں کو بتانے کا ایک موقع بھی ہے۔ ٹیم تسلیم کی تعریف کرے گی۔ اور اسٹیک ہولڈرز کا ٹیم پر مزید اعتماد بڑھے گا۔ تقریباً تمام اسٹیک ہولڈرز کی ضرورت ہوگی۔ منصوبے کے بارے میں معلومات کی کچھ سطح۔ اس لیے اپنے اسٹیک ہولڈر رجسٹر سے مشورہ کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ مواصلات کی تعدد کا تعین کرنے کے لئے اور آپ کے اسٹیک ہولڈرز کے لیے ترجیحات اور اسٹیک ہولڈر گروپس۔ کچھ اسٹیک ہولڈرز، جیسے کہ اعلیٰ طاقت اور زیادہ دلچسپی رکھنے والے، مصروفیت کی اعلی سطح کی ضرورت ہوگی. متواتر مواصلات کے علاوہ اور نتائج کے مظاہرے، ان اسٹیک ہولڈرز سے مشورہ کرنے کی سفارش کی جاتی ہے، خاص طور پر جب ٹیم مشکل مسئلہ پر کام کر رہی ہو۔ ان کے پاس اہم معلومات ہو سکتی ہیں۔ اس سے مسئلہ کو حل کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ اسٹیک ہولڈرز سے مشاورت اور ان کے مشورے کو عمل میں بدلنا آپ اور ٹیم پر ان کا اعتماد بڑھانے میں مدد ملے گی۔ مشاورت ون آن ون ہو سکتی ہے، لیکن مشغولیت کی دوسری شکلیں اہم ہیں۔ مصروفیت میں سروے، فوکس گروپس اور ورکشاپس شامل ہو سکتے ہیں۔ یہ نازک ہے۔ اس قسم کی مصروفیات سے احتیاط سے رجوع کرنا۔ صوتی سروے اصول پر بنائے گئے ہیں۔ یہ معلومات چند اسٹیک ہولڈرز سے موصول ہوئی ہیں۔ زیادہ عام آبادی پر لاگو ہوتا ہے۔ لہذا نمونہ کا صحیح سائز ہونا ضروری ہے۔ اور سروے کے جواب کی شرح۔ فوکس گروپس کو بھی مضبوط سہولت کی ضرورت ہے۔ فوکس گروپس کا ایک نقصان یہ ہے کہ شرکاء سہولت کار کو بتانے کا رجحان رکھتے ہیں۔ وہ کیا سوچتے ہیں کہ سہولت کار سننا چاہتا ہے۔ اس کے بجائے جو انہیں سننے کی ضرورت ہے۔ اس طرح کی ورکشاپس ناکام منصوبوں اور مصنوعات کا باعث بن سکتی ہیں۔ پروٹو ٹائپ اور مظاہرے اضافی ٹولز ہیں۔ جس کا استعمال اسٹیک ہولڈرز سے مشاورت کے لیے کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، منصوبے کے اوائل میں، اگر مصنوعات کے پروٹو ٹائپ یا اجزاء دستیاب ہیں، آپ میٹنگ کی میزبانی کر سکتے ہیں۔ جہاں اسٹیک ہولڈرز خود تجربہ حاصل کر سکتے ہیں۔ اور رائے دیں. بعد میں، جیسے جیسے پروجیکٹ آگے بڑھتا ہے، آپ مکمل کام کو ظاہر کرنے کے طریقے تلاش کر سکتے ہیں۔ اور اسٹیک ہولڈرز کو بات چیت کرنے اور رائے دینے دیں۔ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مسلسل رابطے منصوبے کی کامیابی کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی۔