Die Kundenservice-E-Mail verfassen

(helle fröhliche Musik) Was sind die Grundlagen beim Schreiben einer Kundenservice-E-Mail? Es gibt einiges zu wissen die wir hier gehen werden. Der Schlüssel zum Schreiben von geschäftlichen E-Mails ist zu planen, bevor Sie schreiben. Sie müssen die Grundlagen kennen des Inhalts und Formats einer E-Mail, wie man in einem professionellen Ton schreibt, und wie man eine scanbare E-Mail erstellt das lässt sich schnell überblicken und verdauen. Sie müssen auch einige Grundregeln der Etikette kennen und einige häufige Fehler, die Sie beim Schreiben von E-Mails vermeiden sollten. E-Mails sollten kurz und dennoch informativ sein. Ihr Plan muss sich also identifizieren und konzentrieren Sie sich auf diese wichtigen Überlegungen. Wem schreibst du? Was ist dein Ziel? Wie können Sie Ihr Schreiben effektiver gestalten? Und wie schnell sollten Sie die E-Mail versenden? Recherchieren Sie, um herauszufinden, wer Ihre Zielgruppe ist. Stöbern Sie in der Datenbank Ihres Unternehmens und lernen Sie so viel wie möglich über Ihre Kunden. Dies wird Ihnen helfen, die geeignete Sprache zu bestimmen bei der Kommunikation mit ihnen. Und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail-Grüße personalisieren damit sich Ihr Kunde besonders fühlt. Was ist das Ziel oder der Zweck Ihrer E-Mail? Sind Sie: Einem unzufriedenen Kunden gute Nachrichten überbringen? Einem Kunden schlechte Nachrichten überbringen Ihre Bestellung hat sich verzögert oder ist jetzt ausverkauft? Begrüßung eines neuen Kunden? Einem ehemaligen Kunden schreiben, um ihn zur Rückkehr zu bewegen? Oder benachrichtigen Sie Ihren Kundenstamm über ein neues oder verbessertes Produkt? Was auch immer Ihr Grund zum Schreiben ist, Sie möchten sichergehen dass Ihre E-Mail Ihre Beziehung festigt mit dem Kunden. Gib ihnen einen Grund, bei dir zu bleiben. Aber wie macht man das? Du musst dein Schreiben effektiver machen und seien Sie in Ihren Inhalten klar. Verwenden Sie bei Bedarf ein Wörterbuch und einen Thesaurus und lassen Sie Ihre E-Mail von einem Kollegen Korrektur lesen, bevor Sie sie senden. Sagen Sie Ihren Kunden auch, warum Sie schreiben. Wenn Sie Ihren Kunden schlechte Nachrichten überbringen müssen, Sag ihnen, wie du das Problem lösen wirst und danke ihnen für ihre geduld indem Sie ihnen einen Rabatt auf ihre nächste Bestellung geben. Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Versand der E-Mail? Das hängt von der Situation ab. Wenn Sie einem Kunden antworten, senden Sie Ihre E-Mail innerhalb von 24 Stunden. Alles was länger ist kann dazu führen, dass sich Kunden ignoriert fühlen. Kunden erwarten eine schnelle Abwicklung, und wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Bedenken werden nicht rechtzeitig behandelt, sie könnten zu sozialen Medien gehen, um ihre Ablehnung auszudrücken. Wenn Sie eine E-Mail bezüglich einer Sonderaktion senden, Denken Sie daran, dass alle Werbeaktionen Fristen haben. Marketing-E-Mails müssen gesendet werden vor dem Startdatum der Werbeaktionen, nicht während oder gegen Ende der Aktionszeiträume. Denken Sie daran, Kunden haben ein langes Gedächtnis darüber, wie sie vom Kundenservice behandelt werden. Stellen Sie sicher, dass der Eindruck, den Sie verlassen, gut ist.