كيف تصيغ الرسالة والرؤية لفريقك؟
بيان الرسالة هو الأساس الذي تهتدي به المؤسسة في كل ما تقوم به، حيث يعبر بيان الرسالة عن أهداف المؤسسة واهتماماتها. توضح هذه المقالة كيفية صياغة بيان رسالة قوي يجسد ما تمثله المؤسسة ومشاركته مع فريق العمل والعملاء بشكل فعال.
كيف تصيغ الرسالة والرؤية لفريقك؟
ما أهمية بيان الرسالة؟
تكمن أهمية بيان رسالة الفريق بشكل أساسي في توجيه المؤسسة، حيث يُعد بيان الرسالة بمثابة الخيط المشترك بين كافة الإدارات وجوانب العمل بالشركة. يساعد هذا التوجيه على توحيد قوى الموظفين والحفاظ على تركيزهم على الهدف دون إهدار الوقت والطاقة.
يوضح أيضاً بيان رسالة الفريق القيم والأهداف المرجو إنجازها. وقد أظهرت الأبحاث أن وجود هدف في العمل يؤدي إلى زيادة رضا الموظفين وتحسُّن أدائهم ورفع معدل مشاركة الموظفين واستمرارهم في الشركة. الإحساس بوحدة الهدف يجعل الموظفين يشعرون بالألفة وبالمسؤولية تجاه العمل الذي يؤدونه، مما يؤدي بدوره إلى تعزيز الدافعية والرغبة في إنجاز عمل عالي الجودة.
ما الفرق بين بيان الرؤية وبيان الرسالة؟
غالباً ما يحدث خلط بين مصطلحي بيان الرؤية وبيان الرسالة. رغم تشابههما، حيث يتضمن كلاهما غرض الشركة وقيمها، توجد اختلافات رئيسية بينهما.
الاختلاف الأول في الطول. عادة ما يُصاغ بيان الرسالة في جملة إلى ثلاثة جمل، في حين أن بيان الرؤية أقصر حيث يصاغ في جملة واحدة تقريباً.
الاختلاف الثاني هو الإطار الزمني، حيث يتناول بيان الرسالة الوقت الراهن بينما يركز بيان الرؤية على المستقبل.
يعبِّر بيان الرسالة عما تجسده المؤسسة، حيث يصف ما تفعله المؤسسة في الوقت الحالي وسبب ذلك وأيضاً كيفية التنفيذ، بينما يوضح بيان الرؤية الخطوة التالية التي ترغب الشركة في تحقيقها، مع التركيز على الأهداف طويلة المدى.
الفرق الأخير هو الأشخاص المخاطبون بالبيان. بيان الرسالة عادة ما يوجه للموظفين والعملاء على حد سواء، بينما يستهدف بيان الرؤية الموظفين وغيرهم من أصحاب المصلحة داخل الشركة.
عناصر بيان رسالة الفريق
تستعين العديد من المؤسسات بنموذج واضح في صياغة بيان الرسالة، ولا بأس من تطبيق هذه الممارسة. لكن، من المهم أن يكون بيان الرسالة متفرداً وخاصاً بالمؤسسة وليس مجرد بيان عام بمصطلحات واسعة التطبيق. إليك الأسئلة التي عليك طرحها في بيان الرسالة:
- من أنت؟ حدد اسم المؤسسة أو الإدارة
- ما هدفك؟ وضح سبب تكوين المؤسسة أو الفريق والقيمة التي تُضيفها للآخرين
- ما الذي يمكنك القيام به؟ وضح ما تقدمه المؤسسة (من خدمات أو منتجات …إلخ.) وما الذي تنفرد به
- من المتلقي؟ حدد من يشكلون قاعدة العملاء وفريق العمل وأصحاب المصلحة الآخرين
يجب أن يكون بيان الرسالة واضحاً وموجزاً. كما ينبغي أن يكون مفهوماً لأي شخص، حتى إذا كان غير ملم بمجال عمل المؤسسة. يجب أيضاً أن يكون مستداماً وملهماً يتضمن أهدافاً وقيماً طويلة الأمد.
كيفية صياغة بيان رسالة الفريق
رغم أهمية فهم عناصر بيان الرسالة، توجد بعض الاعتبارات الأخرى التي يجب مراعاتها عند صياغة بيان رسالة الفريق، مثل: من المشاركون وكيف تحدد ما يجب كتابته في البيان. إليك خطوات صياغة بيان فعال يوضح مهمة الفريق:
- ضُم فريق العمل: يجب أن يكون هذا العمل جهداً جماعياً تساهم فيه كافة الأطراف المعنية، حيث لا يضمن ذلك دقة بيان الرسالة واتصاله بكافة جوانب المؤسسة فحسب، ولكنه يساعد أيضا في القضاء على أي مفاهيم خاطئة. على سبيل المثال، اقتصار صياغة بيان الرسالة على مجلس الإدارة أو المديرين التنفيذيين فقط قد يؤدي إلى كتابة بيان يبدو بعيداً جداً عن الموظفين الآخرين. يضمن إشراك الفريق أيضا توافق قيم المؤسسة وهدفها مع القيم والأهداف الشخصية لأفراد الفريق، وهو أمر ضروري.
- ادرس كافة الجوانب: خذ في اعتبارك كافة الأدوار والمهام التي تتم داخل المؤسسة. بالطبع لن تتمكن من الإشارة إلى جميع جوانب العمل في بيان الرسالة، حتى لا يصبح طويلاً جداً وبلا فائدة. لكن، يجب دراسة المؤسسة من جميع الزوايا للتأكد من ارتباط البيان بكافة الأقسام.
- حدد الهدف: قد تكون هذه الخطوة هي الأكثر أهمية في صياغة بيان رسالة قوي، لأن الأهداف والقيم هي حجر الزاوية في كتابة بيان الرسالة. ولتحديدها، اطرح الأسئلة التالية:
- سبب وجود المؤسسة؟
- لمن تقدم المؤسسة خدماتها؟
- ما الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى الخاصة بالمؤسسة؟
- ما القيم التي تحملها للعملاء والموظفين؟
- ما الذي تنفرد به المؤسسة؟
- الصياغة والمشاركة: بعد كتابة بيان الرسالة شاركه عبر كافة القنوات المناسبة سواء كانت الموقع الإلكتروني للمؤسسة أو قنوات التواصل الاجتماعي أو قنوات الاتصال الداخلية أو الصحافة. لا تشارك بيان الرسالة مرة واحدة فحسب، بل شاركه كثيراً واجعله مرجعاً لك عند اتخاذ القرارات المهمة. قد يغفل أصحاب المصلحة عن هدف المؤسسة الحقيقي. تأكد من تذكيرهم عند الحاجة إلى ذلك.
- راجع البيان باستمرار: بيان الرسالة لا بد أن يكون وثيقة حية قابلة للتعديل مع نمو المؤسسة وتطورها. ارجع إلى الخطوات السابقة عندما يحين وقت تحديث البيان، لتتأكد من التعبير عن التغيرات التي طرأت على فريق العمل وأهداف المؤسسة وأنشطتها.
يُعد بيان الرسالة عنصراً أساسياً في أي مؤسسة، لأنه يوجه التفاعلات والأنشطة التي تشارك فيها المؤسسة مع الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة، مما يؤثر في النهاية على سمعة المؤسسة بشكل عام. تأكد من دراسة الأمر من عدة زوايا عندما تشرع في صياغة بيان رسالة الفريق حتى يخرج بصورة متكاملة تجسد المؤسسة على أفضل نحو.
يُعد بيان رسالة نوليدج سيتي مثالاً جيداً على كيفية تلخيص العناصر الأساسية والتعريف بالشركة أكثر في الوقت نفسه. لمزيد من المقالات القيمة ودراسات الحالة والتقارير الرسمية والكتب الإلكترونية وغيرها، انظر صفحة المصادر على موقع نوليدج سيتي.
